No-Code Workflow Builder

Workflows nach eigenem Maß, für den echten Alltag.

Workation, Geschäftsreise und Entsendung bekommen je einen eigenen Workflow, komplett per Drag-and-Drop gebaut: Bedingungen, Dokumente, Benachrichtigungen und Freigaben, nicht nur die Unterschrift am Ende. Vorlage aussuchen, und jede Anfrage findet ihren Weg von selbst.

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Die Startseite des Workflow Builders: einen Workation-, Geschäftsreise- oder Entsendungs-Flow zum Konfigurieren auswählen.

Hunderte Unternehmen vertrauen WorkFlex bei ihrer Global-Mobility-Compliance.

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Vorlagen statt leerer Seite

Mit einer fertigen Vorlage starten, dann alles anpassen.

Jeder Flow startet mit einer fertigen Vorlage für die häufigsten Fälle: Risikobewertung mit Freigabe durch Führungskraft und HR, risikobasiert mit Auto-Freigabe bei niedrigem Risiko, oder ein Flow, der bei Geschäftsreisen direkt an der Compliance ansetzt. Vorlage wählen und anpassen, oder ganz bei null starten.

Die Vorlagenauswahl: eigener Flow, Standard, risikobasiert und automatische Freigabe.
Drei Flows, ein Builder

Jeder Anfragetyp bekommt seinen eigenen Weg.

Bedingungen, Dokumente, Benachrichtigungen und Freigaben lassen sich pro Flow frei zusammenstellen. Einen Flow auswählen und ansehen, wie er läuft.

Workation-Flow
  • Die Risikobewertung ist ein möglicher Auslöser, nicht der einzige: Dauer, Zielland und Reisezweck können einen Flow genauso verzweigen.
  • Standard schickt jede Stufe nach der Führungskraft zur HR-Freigabe.
  • Risikobasiert lässt niedriges Risiko automatisch durch und behält bei allem anderen eine Person im Prozess.
  • Am Ende erstellt der Flow in jedem Fall automatisch die Reisedokumente.
Geschäftsreise-Flow
  • Reise: mehr Tage als festgelegt, ein Zielland aus der eigenen Liste, ein passender Reisezweck.
  • Compliance: der gesamte Compliance-Status, eine Visumpflicht, eine Entsendemeldung.
  • Organisation: eine bestimmte Gesellschaft im Konzern, oder Reisen, die manuell in der Plattform angelegt wurden.
  • Vorlagen für die üblichen Fälle: Compliance-Risiko, Visumpflicht, lange Reisen.
Entsendungs-Flow
  • Freigaben: intern im eigenen Team, extern per E-Mail an jemanden ohne WorkFlex-Konto, oder als eigener Freigabeblock für Host- und/oder Home-Manager, für noch mehr Flexibilität.
  • Dokumente: die Entsendung wartet, bis alle Dokumente hochgeladen sind, für jedes gibt es eine eigene Freigabe.
  • Benachrichtigungen: ein Hinweis mit optionaler Nachricht, der den Flow nie blockiert.
  • Vendor-Services werden automatisch ausgewählt, Auto-Freigabe oder Auto-Ablehnung übernehmen den Rest.
app.workflex.com/workflow-builder
Reiseanfrage eingereicht
Freigabe Führungskraft
Risikobewertung
Niedriges RisikoAutomatisch freigeben
Mittleres RisikoHR-Freigabe
Hohes RisikoAutomatisch ablehnen
Dokumente erstellt
Reiseanfrage eingereicht
Compliance-Zusammenfassung erstellt
Auslöser: Reise länger als 7 Tage
Trifft zuFührungskraft, dann HR
Trifft nicht zuDirekt durch
Reise freigegeben
Entsendungsanfrage eingereicht
Dokumente vollständig
Verzweigungen, die erste passende gewinnt
Über 6 MonateFreigabe Rechtsabteilung
Unter 6 MonateHR-Freigabe
Alles andereHR benachrichtigen
Entsendung bearbeitet
Automatisierte Entscheidungen

Die einfachen Fälle erreichen nie eine Person.

Automatische Freigabe und Ablehnung sind Schritte wie jeder andere. Einmal richtig platziert, bleiben fürs Team nur die Fälle übrig, die wirklich eine Entscheidung brauchen, nicht der Stapel, der eh klar ist.

42per Regel erledigtniemand musste hinsehen
6brauchen eine Entscheidungdas ist die ganze Warteschlange
  • Lena K.Berlin nach Lissabon · 12 TageAutomatisch freigegeben
  • Priya S.London nach Singapur · 4 MonateEntscheidung nötig
  • Tomás R.Madrid nach Dublin · 3 TageAutomatisch freigegeben
  • Anja W.Hamburg nach Wien · 6 TageAutomatisch freigegeben
  • Jonas B.München nach Minsk · 9 TageAutomatisch abgelehnt
  • Sofia M.Mailand nach Zürich · 5 TageAutomatisch freigegeben
  • Daniel O.Dublin nach Boston · 8 WochenEntscheidung nötig
  • Nora H.Kopenhagen nach Oslo · 4 TageAutomatisch freigegeben
  • Ravi P.Berlin nach Bangalore · 3 WochenEntscheidung nötig
  • Elif K.Wien nach Istanbul · 7 TageAutomatisch freigegeben

Von 48 Anfragen diese Woche landeten sechs bei einer Person.

Freigaben sind nur ein Teil des Entsendungs‑Puzzles.

WorkFlex übernimmt außerdem die Compliance-Bewertung, A1-Zertifikate, Entsendemeldungen, Kostenprognosen und Visa hinter jeder Entsendung.

100 % rechtskonforme Dienstreisen, ganz ohne Papierkram.

Überlassen Sie WorkFlex A1-Bescheinigungen, Visa, EU-Meldungen, Steuerpflichten und mehr für Ihre Dienstreisen weltweit. Alles in einer Plattform.

Mehr erfahren →
Übersicht zur Geschäftsreise-Compliance für eine Reise von den Niederlanden nach Spanien: Compliance-Risiken geprüft, A1-Bescheinigung und Versicherung erledigt, 5 Mio. € Haftungsschutz aktiv.
Verifiziert auf OMR4,8 von 5 Sternen bei OMR Reviews

Nicht unser Wort. Das von HR- und Global‑Mobility‑Teams.

Verifizierte Bewertungen von HR- und Global-Mobility-Teams, direkt aus dem OMR-Profil.

Brunel GmbHPersonaldienstleistung · 1.001+ MitarbeitendeVerifiziert
5
Das Tool erfüllt zu 100 % den Zweck, wofür wir es eingekauft haben. … Zudem brauchen wir keinen Zugang mehr zu den einzelnen Portalen der verschiedenen Länder, wenn es um A1-Bescheinigungen oder Visa geht. Alles läuft nun gebündelt über WorkFlex.
GerritProjekt Manager IT und Digitalisierung
PROMOS consult GmbHSoftware · 51–1.000 MitarbeitendeVerifiziert
5
Am besten gefällt uns bei WorkFlex der durchdachte und reibungslose Gesamtprozess. Besonders überzeugt hat uns die strukturierte Verwaltung und Freigabe von Workationanträgen, die sowohl für unser HR-Team als auch für unsere Mitarbeitenden sehr intuitiv und effizient ist.
CosimaTeam Lead HR Payroll & Administration
Exxeta AGUnternehmensberatung · 1.001+ MitarbeitendeVerifiziert
4,5
Absolute Erleichterung. Vereinfacht den Prozess für alle Beteiligten enorm und gibt Schnelligkeit und Sicherheit im Gesamtprozess.
DennisSenior HR Business Partner
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FAQ

Wie passt der Workflow Builder zum eigenen Freigabeprozess?

Die häufigsten Fragen im Überblick.

Wer kann einen Workflow erstellen und ändern?

Admins bauen und ändern Flows direkt auf der Oberfläche, ganz ohne Release, ohne IT und ohne Ticket beim Support.

Wie findet eine Anfrage ihren Weg?

Das hängt vom Flow ab. Bei der Workation entscheidet die Risikobewertung zwischen niedrig, mittel und hoch. Bei der Geschäftsreise prüfen die eigenen Auslösebedingungen die Anfrage und teilen sie in Treffer und kein Treffer. Bei der Entsendung laufen die Zweige von oben nach unten durch, die erste passende Bedingung gewinnt, alles andere landet in einer Auffangregel.

Können auch externe Personen freigeben?

Ja. Externe Freigabe und Dokumentenfreigabe laufen beide per E-Mail, ein WorkFlex-Konto ist dafür nicht nötig.

Lässt sich eine Anfrage an Dokumente knüpfen?

Ja. Die Dokumentenverfügbarkeit hält die Anfrage an, bis die nötigen Dokumente hochgeladen sind, danach geht jedes einzelne zur passenden Freigabe.

Muss ein Flow komplett neu gebaut werden?

Nein. Jeder Flow startet mit anpassbaren Vorlagen, eine leere Fläche steht aber auch für den Start bei null bereit.

Bereit für den eigenen Freigabeprozess?

Eine 20-minütige Demo, in der gemeinsam einer der echten Freigabeprozesse direkt auf der Oberfläche entsteht.

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