No-Code Workflow Builder

Workflows nach eigenem Maß, für den echten Alltag.

Workation, Geschäftsreise und Entsendung bekommen je einen eigenen Workflow, komplett per Drag-and-Drop gebaut: Bedingungen, Dokumente, Benachrichtigungen und Freigaben, nicht nur die Unterschrift am Ende. Vorlage aussuchen, und jede Anfrage findet ihren Weg von selbst.

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Die Startseite des Workflow Builders: einen Workation-, Geschäftsreise- oder Entsendungs-Flow zum Konfigurieren auswählen.

Hunderte Unternehmen vertrauen WorkFlex bei ihrer Global-Mobility-Compliance.

Vorlagen statt leerer Seite

Mit einer fertigen Vorlage starten, dann alles anpassen.

Jeder Flow startet mit einer fertigen Vorlage für die häufigsten Fälle: Risikobewertung mit Freigabe durch Führungskraft und HR, risikobasiert mit Auto-Freigabe bei niedrigem Risiko, oder ein Flow, der bei Geschäftsreisen direkt an der Compliance ansetzt. Vorlage wählen und anpassen, oder ganz bei null starten.

Die Vorlagenauswahl: eigener Flow, Standard, risikobasiert und automatische Freigabe.

Drei Flows, ein Builder

Jeder Anfragetyp bekommt seinen eigenen Weg.

Bedingungen, Dokumente, Benachrichtigungen und Freigaben lassen sich pro Flow frei zusammenstellen. Einen Flow auswählen und ansehen, wie er läuft.

Workation-Flow

Die Risikobewertung ist ein möglicher Auslöser, nicht der einzige: Dauer, Zielland und Reisezweck können einen Flow genauso verzweigen.
Standard schickt jede Stufe nach der Führungskraft zur HR-Freigabe.
Risikobasiert lässt niedriges Risiko automatisch durch und behält bei allem anderen eine Person im Prozess.
Am Ende erstellt der Flow in jedem Fall automatisch die Reisedokumente.

Geschäftsreise-Flow

Reise: mehr Tage als festgelegt, ein Zielland aus der eigenen Liste, ein passender Reisezweck.
Compliance: der gesamte Compliance-Status, eine Visumpflicht, eine Entsendemeldung.
Organisation: eine bestimmte Gesellschaft im Konzern, oder Reisen, die manuell in der Plattform angelegt wurden.
Vorlagen für die üblichen Fälle: Compliance-Risiko, Visumpflicht, lange Reisen.

Entsendungs-Flow

Freigaben: intern im eigenen Team, extern per E-Mail an jemanden ohne WorkFlex-Konto, oder als eigener Freigabeblock für Host- und/oder Home-Manager, für noch mehr Flexibilität.
Dokumente: die Entsendung wartet, bis alle Dokumente hochgeladen sind, für jedes gibt es eine eigene Freigabe.
Benachrichtigungen: ein Hinweis mit optionaler Nachricht, der den Flow nie blockiert.
Vendor-Services werden automatisch ausgewählt, Auto-Freigabe oder Auto-Ablehnung übernehmen den Rest.

app.workflex.com/workflow-builder

Reiseanfrage eingereicht

Freigabe Führungskraft

Risikobewertung

Niedriges RisikoAutomatisch freigeben

Mittleres RisikoHR-Freigabe

Hohes RisikoAutomatisch ablehnen

Dokumente erstellt

Reiseanfrage eingereicht

Auslöser: Reise länger als 7 Tage

Trifft zuFührungskraft, dann HR

Trifft nicht zuDirekt durch

Compliance-Zusammenfassung

Reise abgeschlossenCompliance-Dokumente erstellt

Entsendungsanfrage eingereicht

Dokumente vollständig

Verzweigungen, die erste passende gewinnt

Über 6 MonateFreigabe Rechtsabteilung

Unter 6 MonateHR-Freigabe

Alles andereHR benachrichtigen

Entsendung bearbeitet

Automatisierte Entscheidungen

Die einfachen Fälle erreichen nie eine Person.

Automatische Freigabe und Ablehnung sind Schritte wie jeder andere. Einmal richtig platziert, bleiben fürs Team nur die Fälle übrig, die wirklich eine Entscheidung brauchen, nicht der Stapel, der eh klar ist.

42per Regel erledigtniemand musste hinsehen

6brauchen eine Entscheidungdas ist die ganze Warteschlange

Lena K.Berlin nach Lissabon · 12 TageAutomatisch freigegeben
Priya S.London nach Singapur · 4 MonateEntscheidung nötig
Tomás R.Madrid nach Dublin · 3 TageAutomatisch freigegeben
Anja W.Hamburg nach Wien · 6 TageAutomatisch freigegeben
Jonas B.München nach Minsk · 9 TageAutomatisch abgelehnt
Sofia M.Mailand nach Zürich · 5 TageAutomatisch freigegeben
Daniel O.Dublin nach Boston · 8 WochenEntscheidung nötig
Nora H.Kopenhagen nach Oslo · 4 TageAutomatisch freigegeben
Ravi P.Berlin nach Bangalore · 3 WochenEntscheidung nötig
Elif K.Wien nach Istanbul · 7 TageAutomatisch freigegeben

Von 48 Anfragen diese Woche landeten sechs bei einer Person.

Automatisierungen

Vieles läuft ganz ohne Freigabe.

Regeln liegen neben der Oberfläche und laufen von selbst. Passt eine Reise, geht eine E-Mail mit eigenem Text raus oder es erscheinen Aufgaben zur Reise. Eine Reise kann auf mehrere Regeln passen, und alle greifen.

E-Mails: eigener Text, eigener Auslöser, verschickt in dem Moment, in dem eine Reise passt.
Reiseaufgaben: die Aufgaben zur eigenen Reise, per Regel statt von Hand.
Die Bedingungen sind dieselben wie in den Flows: Zielland, Dauer, Reisezweck, Visumpflicht, Compliance-Status.
Regeln laufen unabhängig davon, ob eine Reise eine Freigabe braucht. Routine wartet damit nie auf eine Person.

Freigabe-FlowAutomatisierungen

RegelnE-Mails · 3Reiseaufgaben · 2

Wenn Visum erforderlichE-Mail senden
Wenn Reise länger als 30 TageReiseaufgaben anzeigen
Wenn Zielland außerhalb der EUE-Mail senden
Wenn Entsendemeldung nötigReiseaufgaben anzeigen
Wenn Compliance-Status: RisikoE-Mail senden

Eine Reise kann auf mehrere Regeln passen. Alle greifen.

Freigaben sind nur ein Teil des Entsendungs‑Puzzles.

WorkFlex übernimmt außerdem die Compliance-Bewertung, A1-Zertifikate, Entsendemeldungen, Kostenprognosen und Visa hinter jeder Entsendung.

Rechtskonforme Dienstreisen, ganz ohne Papierkram.

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FAQ

Wie passt der Workflow Builder zu bestehenden Abläufen?

Die häufigsten Fragen im Überblick.

Wer kann einen Workflow erstellen und ändern?

Admins bauen und ändern Flows direkt auf der Oberfläche, ohne Release und ohne IT. Änderungen bleiben ein Entwurf, bis sie abgeschickt werden. Ein laufender Flow ändert sich also nie mitten in der Bearbeitung, und ein Entwurf lässt sich jederzeit verwerfen.

Wie findet eine Anfrage ihren Weg?

In jeder Lösung gleich. Eine Lösung kann mehrere Flows gleichzeitig haben, und jede Anfrage wird der Reihe nach von oben gegen sie geprüft. Innerhalb eines Flows werden die Verzweigungen von oben nach unten gelesen, und die Anfrage folgt der ersten, die passt. Die Reihenfolge bestimmt also die Auswertung. Was auf nichts passt, landet in einer Auffangregel.

Können auch externe Personen freigeben?

Ja. Externe Freigabe und Dokumentenfreigabe laufen beide per E-Mail, ein WorkFlex-Konto ist dafür nicht nötig.

Lässt sich eine Anfrage an Dokumente knüpfen?

Ja. Die Dokumentenverfügbarkeit hält die Anfrage an, bis die nötigen Dokumente hochgeladen sind, danach geht jedes einzelne zur passenden Freigabe.

Muss ein Flow komplett neu gebaut werden?

Nein. Jeder Flow startet mit anpassbaren Vorlagen, eine leere Fläche steht aber auch für den Start bei null bereit.

Laufen Regeln auch ohne Freigabe-Flow?

Ja. Im Bereich Automatisierungen liegen Regeln, die von selbst laufen: Passt eine Reise, geht eine E-Mail mit eigenem Text raus oder es erscheinen Aufgaben zur Reise. Eine Reise kann auf mehrere Regeln passen, und alle greifen, unabhängig davon, ob die Reise eine Freigabe braucht.