100 % Compliance in der Hälfte der Zeit: So automatisiert Güntner die Dienstreise-Compliance mit WorkFlex

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🔎 ÜBER GÜNTNER

Marktführer in der Kühltechnologie meistert komplexe, länderübergreifende Dienstreise-Compliance

Güntner ist ein globaler Hersteller von Kühlsystemen und Wärmetauschern mit Standorten in weiten Teilen der Welt: Nord- und Lateinamerika, Asien-Pazifik sowie Europa, dem Nahen Osten und Afrika. Das Unternehmen betreibt fünf Produktionsstandorte weltweit, mit dem operativen Hauptsitz in Fürstenfeldbruck.

Die globale Präsenz bedeutet einen kontinuierlichen Strom internationaler Reisen. Vertriebsteams, Servicetechniker und interne globale Funktionen überschreiten regelmäßig Ländergrenzen, um Kunden und Standorte in Europa und darüber hinaus zu erreichen.

Wenn es um Dienstreisen geht, haben wir viele Mitarbeitende, die für den Vertrieb oder Serviceeinsätze unterwegs sind. Dazu kommen interne Reisen, weil wir hier die globalen Funktionen ansässig haben. Wir müssen unsere Standorte weltweit regelmäßig bereisen.
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– Axel Dreyer, Head of People, Güntner

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Dienstreise-Compliance in 27 Ländern managen – ohne eine 24/7-Plattform

• Keine Compliance-Abdeckung rund um die Uhr: Der vorherige Anbieter war nicht durchgehend verfügbar. Für Servicetechniker, die manchmal nur wenige Stunden Vorlaufzeit vor einer Reise haben, bedeutete das: unterwegs ohne die nötigen Dokumente. „Wenn es um kurzfristige Reisen ging, war es ziemlich schwierig, die A1-Bescheinigung rechtzeitig zu bekommen", erklärt Dreyer.
• Low completion rates due to process friction: The application forms were long, complex, and unfamiliar to most employees. Rather than work through them, people simply skipped the process. "The application process seems quite complicated. A lot of questions were asked. People were unsure how to answer these questions, and so they rather avoided this administrative burden."
• Niedrige Abschlussraten durch Prozessreibung: Die Antragsformulare waren lang, komplex und für die meisten Mitarbeitenden ungewohnt. Statt sich durchzuarbeiten, haben viele den Prozess einfach übersprungen. „Der Antragsprozess schien ziemlich kompliziert. Es wurden viele Fragen gestellt. Die Leute waren unsicher, wie sie antworten sollten und vermieden daher lieber den administrativen Aufwand."
• Dezentrales Visum-Management: Ohne einen zentralen Prozess haben Mitarbeitende Visumanträge für Länder wie die USA oder Mexiko selbst abgewickelt. Bei ständig wechselnden Vorschriften in Hunderten von Zielländern war das individuell kaum zu bewältigen – und brachte sowohl Mitarbeitende als auch das Unternehmen in Risiko.
• Geschäftskritisches Servicerisiko: Für Güntners Servicetechniker ist Compliance keine reine Formalität. Wenn kritische Kühlsysteme ausfallen, müssen Techniker schnell vor Ort sein. Ein Compliance-Problem an der Grenze oder beim Kunden bedeutet nicht nur eine Geldstrafe. „Noch gravierender ist es, wenn Mitarbeitende ihre Aufgaben nicht erfüllen können, wenn sie das System nicht reparieren können und wir die Bedürfnisse unserer Kunden nicht so erfüllen können, wie wir sollten", sagt Dreyer.

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🎉 LÖSUNG

Mit WorkFlex Compliance vollständig automatisieren – über alle acht Risikodimensionen hinweg

• A1-Bescheinigung in Minuten beantragen: Die 24/7-Plattform von WorkFlex ermöglicht es Mitarbeitenden, eine A1-Bescheinigung jederzeit zu beantragen, auch noch am selben Tag. Compliance wartet nicht mehr auf Bürozeiten.
• Reibungslose Employee Experience: Stammdaten sind bereits im System hinterlegt. Mitarbeitende müssen jetzt nur noch Reiseziel, Reisedaten und ein paar Fragen zum Reisetyp eingeben. „Die Zeit, die man für diesen Compliance-Prozess aufwendet, wurde um die Hälfte reduziert", so Dreyer.
• Zentralisiertes Visum-Management: Visumanträge, die bisher individuell abgewickelt wurden, laufen jetzt über eine einzige Plattform. Was im Hintergrund zu regeln ist, übernimmt WorkFlex - mit automatisch aktualisierten Vorschriften bei Länderänderungen.
• Acht-dimensionale Risikoabdeckung: Jede Reise wird über alle Compliance-Dimensionen hinweg geprüft, darunter Betriebsstättenrisiko, Lohnsteuer, Sozialversicherung und Gesundheitsanforderungen. Alle Risiken werden lückenlos abgedeckt.
• Reibungslose HRIS-Integration und Onboarding: Die Integration mit Güntners HR-System zum Transfer der Stammdaten lief problemlos, und das Onboarding erforderte kaum internen Aufwand. „Der gesamte Onboarding-Prozess auf die Plattform war sehr automatisiert, sehr gut strukturiert und sehr einfach nachzuvollziehen. Das haben wir vorher so nicht erlebt."

Mit der WorkFlex-Plattform können Sie bei jeder Reise sicher sein, dass Sie alle Risiken im Blick haben und dass Ihre Mitarbeitenden eine sichere Reise haben.

– Axel Dreyer, Head of People, Güntner

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🎯 ERGEBNISSE

34 % Kosteneinsparungen pro Reise und Hunderte rechtskonforme Trips

Seit der Einführung von WorkFlex hat Güntner bei der Abwicklung internationaler Dienstreise-Compliance klare Verbesserungen erzielt:

• Deutliche Kosteneinsparungen pro Reise: Im direkten Vergleich erzielte Güntner seit dem Wechsel zu WorkFlex Einsparungen von ungefähr 34 % pro Reise.
• Mehr Reisen, mehr Compliance: Innerhalb von fünf Monaten wurden 300 Reisen über die Plattform in 27 Ländern abgewickelt. Die ursprüngliche Schätzung lag bei 550 bis 600 Reisen pro Jahr. „Die Anzahl der rechtskonformen Reisen ist gestiegen, weil die Mitarbeitenden die Plattform nutzen und A1-Bescheinigungen beantragen, wo sie das in der Vergangenheit vielleicht ausgelassen haben", sagt Dreyer.
• State-of-the-art-Prozesse für ein mittelständisches Unternehmen: WorkFlex hat Güntner Zugang zu einer Compliance-Infrastruktur verschafft, die bisher nur größeren Unternehmen vorbehalten war. „Für Unternehmen in unserer Größe mit begrenzten Ressourcen können wir uns keine eigene Abteilung für Dienstreisen leisten. Das ist eine echte Entlastung vom administrativen Aufwand. Es ist kosteneffizient und eine Plattform, die sich wirklich einfach in andere Systeme integrieren lässt."
• Eine partnerschaftliche Produktbeziehung: Als während der Implementierung eine Schweiz-spezifische Anforderung auftauchte, hat WorkFlex das entsprechende Feld schnell im System ergänzt. Für Güntner hat diese Reaktionsschnelligkeit bestätigt: Diese Partnerschaft ist auf Dauer angelegt.

“Die Zeit, die man für diesen Compliance-Prozess aufwendet, wurde um die Hälfte reduziert. Wir erzielen Kosteneinsparungen von bis zu ungefähr 34 % pro Reise."

– Axel Dreyer, Head of People, Güntner