Keine Sichtbarkeit schützt nicht vor Strafen
Ein fehlendes A1, ein falsches Visum - unbemerkt, bis Audit oder Grenzkontrolle die Lücke aufdecken. Aus einem Versäumnis wird eine sechsstellige Strafe und ein bleibender Imageschaden.
Ob Dienstreise, Entsendung oder mobiles Arbeiten im Ausland: Unser globaler Compliance-Engine berücksichtigt alle relevanten Risiken und übersetzt diese in klare To-Do's. Geschützt durch €5 Mio Haftung.
Hunderte Unternehmen vertrauen bei ihrer globalen Reise-Compliance auf WorkFlex.
Ein fehlendes A1, ein falsches Visum - unbemerkt, bis Audit oder Grenzkontrolle die Lücke aufdecken. Aus einem Versäumnis wird eine sechsstellige Strafe und ein bleibender Imageschaden.
Jede Bewertung frisst Tage - intern oder beim Anwalt. Mit jedem Fall, der manuell bearbeitet wird, steigen die Kosten. Oft übersteigen sie längst die Strafe, die sie verhindern sollen.
Zu wissen, was zu tun ist, ist nur der erste Schritt. Prozesse unterscheiden sich je Land und ändern sich ständig. Erst die richtige Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen schließt die Lücke - vollständig, korrekt und fristgerecht.
…aber wir lassen Sie mit einer langen Risikobewertung nicht allein.
Wir übersetzen die Ergebnisse in klare, erforderliche Maßnahmen.
Alle Risiken, die mit Dienstreisen, mobilem Arbeiten im Ausland und Entsendungen einhergehen, und genau, wie WorkFlex jedes einzelne verhindert.
Die reisende Person hat kein Recht, im Zielland zu arbeiten, wodurch eine Situation illegaler Beschäftigung entsteht.
Wir stellen über die WorkFlex-Visa-Services sicher, dass Ihre Mitarbeitenden im Zielland arbeiten dürfen.
Die Reise kann eine Betriebsstätte im Ausland begründen und Sie zwingen, das Unternehmen dort zu registrieren und Körperschaftsteuer zu zahlen.
Wir helfen Ihnen, im Zielland keine Körperschaftsteuerpflicht auszulösen.
Eine Verpflichtung, im Zielland eine Gehaltsabrechnung einzurichten, was bedeutet, dass Sie dort zur Arbeitgeberin geworden sind.
Wir helfen Ihnen, die Pflicht zur Einrichtung einer Gehaltsabrechnung im Zielland zu vermeiden.
Die Mitarbeitenden werden im Zielland sozialversicherungspflichtig und/oder fallen aus der Absicherung im Heimatland.
Wir halten Ihre Mitarbeitenden mit A1-Bescheinigungen und Certificates of Coverage im heimischen Sozialversicherungssystem.
Entsandte Mitarbeitende müssen vor Arbeitsbeginn bei den lokalen Behörden registriert werden, sonst drohen rechtliche Strafen.
Wir melden die Entsendung vor Reisebeginn bei den richtigen Behörden an.
Lokales Arbeitsrecht kann auf das Arbeitsverhältnis anwendbar werden und erhebliche zusätzliche finanzielle Pflichten mit sich bringen.
Wir helfen Ihnen zu vermeiden, dass lokales Arbeitsrecht auf Ihre Mitarbeitenden während der Reise anwendbar wird.
Mitarbeitende sind im Ausland Gesundheits- und Sicherheitsrisiken ausgesetzt, und Arbeitgeber tragen eine gesetzliche Fürsorgepflicht.
Wir bieten Risikobewertung, Echtzeit-Monitoring, Notfallunterstützung und länderspezifische Hinweise, um sie zu schützen.
Unbefugter Zugriff, Verletzung, Diebstahl oder Beschädigung von Daten, während Ihre Mitarbeitenden im Ausland arbeiten.
Wir prüfen die DSGVO-Anwendbarkeit, Angemessenheitsbeschlüsse und die Datenschutzgesetze des Ziellandes.
+145 weitereHier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen.
Eine Compliance-Risikobewertung prüft eine konkrete Dienstreise, Assignment oder Workation auf die rechtlichen Pflichten, die sie auslösen könnte, bevor die Mitarbeitenden reisen. WorkFlex bewertet für jeden Reiseantrag die zentralen Risikobereiche anhand von Mitarbeiter-, Unternehmens-, Ziel- und reisespezifischen Daten und liefert die vollständige Bewertung sofort. Statt jede Regel von Hand zu recherchieren, sehen Sie genau, welche Pflichten gelten und was dafür zu tun ist.
Eine einzige grenzüberschreitende Reise kann mehrere Pflichten gleichzeitig auslösen. Die wichtigsten Risiken, die WorkFlex bewertet, sind die Arbeitsberechtigung, also ob die Mitarbeitenden im Zielland arbeiten dürfen, die Betriebsstätte, also ob ihre Tätigkeit das Unternehmen vor Ort steuerpflichtig macht, die Sozialversicherung und der fortbestehende Schutz im Heimatland, EU-Meldungen bei den lokalen Behörden, die Fürsorgepflicht für Gesundheit und Sicherheit sowie der Datenschutz. Wird eine davon falsch gehandhabt, drohen Strafen, Steuernachzahlungen oder Rechtsstreitigkeiten.
Ja. Viele Pflichten gelten ab dem allerersten Tag im Ausland, nicht erst nach einer bestimmten Anzahl von Tagen. Eine A1-Bescheinigung für die Sozialversicherung ist erforderlich, sobald die Arbeit beginnt, selbst für wenige Stunden, und eine EU-Meldung kann bereits vor Arbeitsbeginn fällig sein. Auch das Betriebsstättenrisiko kann sich über die Zeit aufbauen, denn mehrere kurze Reisen derselben Person oder Reisen verschiedener Kolleginnen und Kollegen im selben Projekt können sich summieren. Deshalb bewertet WorkFlex jede Reise einzeln, statt kurze Reisen automatisch als unbedenklich einzustufen.
Das Betriebsstättenrisiko ist die Gefahr, dass die Tätigkeit einer oder eines Mitarbeitenden im Ausland das Unternehmen dort steuerlich relevant macht, selbst ohne Büro oder Tochtergesellschaft vor Ort. Wird es ausgelöst, muss sich das Unternehmen möglicherweise lokal registrieren, dem lokalen Standort Gewinne zurechnen und Körperschaftsteuer abführen. Die Wahrscheinlichkeit hängt von Faktoren wie der Seniorität der Mitarbeitenden ab, davon, ob sie Verträge verhandeln oder abschließen, und von der Aufenthaltsdauer, wobei wiederholte oder kumulierte Aufenthalte sie weiter erhöhen. WorkFlex berücksichtigt frühere Reisen und den Zweck des Aufenthalts in jeder Bewertung.
WorkFlex bewertet für jeden Reiseantrag zentrale Risikobereiche und kombiniert dabei Mitarbeiter-, Unternehmens-, Ziel- und reisespezifische Daten, wobei die Bewertung sofort verfügbar ist. Die zugrunde liegende Compliance-Logik wird von den internen Compliance-Expertinnen und -Experten von WorkFlex aktuell gehalten, die länderspezifische Änderungen der Vorgaben verfolgen, sodass Ihre Bewertungen stets die neuesten Entwicklungen in der globalen Mobilität widerspiegeln. Findet die Bewertung eine Pflicht, kann WorkFlex zugleich die passende Maßnahme anstoßen, etwa eine A1-Bescheinigung oder eine EU-Meldung.
Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unseren Compliance-Expertinnen und -Experten und erhalten Sie sofort Klarheit über Ihre Compliance-Anforderungen.