Kurzfristige Serviceeinsätze compliant managen: Wie ENERTRAG internationale Dienstreisen mit WorkFlex effizient steuert

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🔎 ÜBER ENERTRAG

Eine globale Unternehmensgruppe für erneuerbare Energien schafft Struktur in internationalen Dienstreisen

ENERTRAG ist seit mehr als 25 Jahren im Bereich erneuerbare Energien tätig und als Unternehmensgruppe mit Standorten weltweit aktiv. Internationale Dienstreisen sind fester Bestandteil des Arbeitsalltags und treten in unterschiedlichen Formen auf: von langfristig geplanten Geschäftsreisen bis hin zu sehr kurzfristigen Einsätzen, insbesondere im Servicebereich, wenn Mitarbeitende beispielsweise nach Polen oder Frankreich reisen müssen, um Arbeiten an Windenergieanlagen durchzuführen.

Mit zunehmender Internationalisierung stieg auch das Volumen grenzüberschreitender Reisen. Gleichzeitig wurden die administrativen Anforderungen rund um internationale Einsätze anspruchsvoller, insbesondere dann, wenn offizielle Dokumente unter hohem Zeitdruck erstellt werden mussten.

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“Mein persönlicher Schlüsselmoment war eine Dienstreise nach Frankreich, bei der sehr kurzfristig eine SIPSI-Meldung erstellt werden musste, ein offizielles Dokument, das von den französischen Behörden verlangt wird. Die Zeit war extrem knapp, der Prozess entsprechend fehleranfällig und für uns mit erheblichen Zusatzkosten verbunden.”

‍– Anne Herglotz, HR Management & IT Solution, ENERTRAG

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Kurzfristige Einsätze und manuelle Prozesse erhöhten den Druck auf HR und Compliance

ENERTRAG benötigte eine verlässliche Lösung, um internationale Dienstreisen und andere Auslandseinsätze korrekt abzuwickeln und Mitarbeitende auch bei engen Zeitfenstern sicher ins Ausland zu entsenden:

• Kurzfristige Einsätze: Neben geplanten Reisen gibt es insbesondere im Servicebereich dringende Reisen, bei denen Mitarbeitende kurzfristig ins Ausland müssen, um Arbeiten an Anlagen durchzuführen.
• Zeitkritische Bescheinigungen: Ein entscheidender Wendepunkt war eine Dienstreise nach Frankreich, bei der eine SIPSI-Meldung kurzfristig für die Behörden erstellt werden musste. Die knappe Frist machte den Prozess fehleranfällig und verursachte erhebliche zusätzliche Kosten.
• Begrenzte Transparenz: HR hatte nicht immer vollständige Transparenz darüber, wer wann und wohin reiste. Dadurch entstanden Graubereiche und eine reaktive Bearbeitung.
• Hoher manueller Aufwand: Ohne eine spezialisierte Lösung nahmen einzelne Fälle viel Zeit in Anspruch und ließen sich nur schwer skalieren, wenn mehrere Anfragen gleichzeitig eingingen.

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🎉 LÖSUNG

WorkFlex überzeugte ENERTRAG mit Benutzerfreundlichkeit und automatisierter Risikobewertung

Nach einer Marktanalyse und positiven Kundenreferenzen entschied sich ENERTRAG für WorkFlex. Ausschlaggebend war die Benutzerfreundlichkeit, nicht nur für HR-Administratoren, sondern auch für Mitarbeitende und Führungskräfte:

• Benutzerfreundlichkeit: „Nicht nur die Administratoren, sondern auch Mitarbeitende und Führungskräfte finden sich problemlos im System zurecht.“
• Automatisierte Risikobewertung: WorkFlex erstellt die Risikobewertung automatisch und ermöglicht es HR, Anfragen deutlich schneller zu bearbeiten.
• Einführung von Workations als Benefit: Mit WorkFlex führte ENERTRAG Workations ein. Mitarbeitende können nun freiwillig bis zu 20 Tage pro Jahr innerhalb Europas oder aus ihrem Heimatland im Ausland arbeiten.
• Rollout-Unterstützung inklusive interner Kommunikation: ENERTRAG hob besonders die Unterstützung bei der Einführung hervor, von der Präsentation für die Geschäftsführung über die Abstimmung mit dem Betriebsrat bis hin zur Kommunikation an die Mitarbeitenden.

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“Wir haben uns für WorkFlex entschieden, weil uns die Benutzerfreundlichkeit überzeugt hat.”
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‍– Anne Herglotz, HR Management & IT Solution, ENERTRAG

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🎯 VORTEILE

Schnellere Prozesse, mehr Transparenz und ein System, das tatsächlich genutzt wird

Seit der Einführung von WorkFlex verzeichnet ENERTRAG deutliche Verbesserungen bei internationalen Dienstreisen und Workations:

• Deutlich schnellere Bearbeitung in HR: “Früher habe ich fast einen ganzen Vormittag für einen Mitarbeitenden gebraucht. Heute könnte ich wahrscheinlich zehn solcher Anfragen bearbeiten, weil WorkFlex die Risikobewertung für mich erstellt.”
• Hohe Workation-Nutzung: Seit März 2024 sind über 200 Workation-Anträge eingegangen, rund 170 davon wurden genehmigt, ein klarer Beleg für die hohe Akzeptanz. Zusätzlich finden Dienstreisen in deutlich höherem Umfang statt.
• Mehr Transparenz und Reporting: HR kann Reisen zuverlässiger nachverfolgen und auswerten, ein Bereich, der zuvor als Grauzone wahrgenommen wurde.
• Weniger Ad-hoc-Druck, planbarere Abläufe: Anfragen kommen nicht mehr „so ad hoc“ herein. Dank klarer, transparenter Prozesse kann HR planvoller arbeiten.
• Insgesamt schnellere, effizientere und sicherere internationale Reisen: “Der gesamte Bereich der internationalen Reisen ist einfach schneller, effizienter und sicherer geworden.”

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“Was ich besonders cool fand, war die Unterstützung bei der Einführung, unter anderem bei der internen Kommunikation. Am Ende war es ein echtes Rundum-sorglos-Paket.”

– Anne Herglotz, HR Management & IT Solution, ENERTRAG