Maßnahmen zur Risikominderung

WorkFlex bewertet nicht nur die Risiken, sondern setzt auch für jede Reise die passende Lösung um. Dadurch spart der Arbeitgeber im Durchschnitt 3 Stunden manuelle Arbeit pro Trip.

Die rechtskonforme Lösung besteht aus (einer Kombination von) 8 Maßnahmen:

• Für Geschäftsreisen: Die Durchführung beginnt unmittelbar nach dem Reiseantrag.
• Für Workations: Sobald sowohl der Vorgesetzte als auch die Personalabteilung dem Antrag zugestimmt haben, wird die Implementierung der konformen Lösung automatisch eingeleitet.

Die Gewissheit, dass WorkFlex Risikominderungsmaßnahmen durchführt, ermöglicht es mehr Anfragen als risikofrei einzustufen, was zu zwei wesentlichen Ergebnissen führt:

• Geschäftsreisen können ohne die Beteiligung der Personalabteilung oder interne Compliance-Kontrollen stattfinden
• Es können mehr Workations gewährt werden, so dass der Arbeitgeber die Arbeitnehmer durch mehr Genehmigungen ihrer Anträge glücklicher machen kann.

Audit trail

WorkFlex erstellt sofort und automatisch einen „Audit Trail“ für den gesamten Prozess. Es ist keine zusätzliche Verwaltung erforderlich, da alle Informationen und Unterlagen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer auf der Plattform verfügbar bleiben. Die Details des Antrags des Arbeitnehmers sowie die Genehmigung des Vorgesetzten und der Personalabteilung (einschließlich Zeitstempel) sind Beispiele für den Audit Trail.

Risikobewertung & Compliance Übersicht

Auf Grundlage der übermittelten Daten werden alle Risiken sofort bewertet. Das Ergebnis wird in einer so genannten Risikobewertung (bei Workations) und einer Compliance Übersicht (bei Dienstreisen) festgehalten. Diese enthält alle Maßnahmen, die entweder von WorkFlex oder vom Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber zu ergreifen sind.

Sozialversicherungsdokumente

WorkFlex fordert sofort und automatisch Sozialversicherungsnachweise an. Nachdem dieser ausgestellt wurde, wird er zusammen mit allen anderen erforderlichen Reisedokumenten direkt auf die Plattform hochgeladen. Momentan kann WorkFlex in bestimmten Ländern A1s und CoCs beantragen.

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Außerdem wird zur Dokumentation der geltenden Sozialversicherungsvorschriften die einzigartige WorkFlex-Sozialversicherungsbescheinigung immer sofort erstellt und hochgeladen. Der Inhalt des Dokuments bestätigt, dass ein offizielles A1-Zertifikat oder CoC beantragt wurde (siehe Beispiel hier), so dass der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber nachweisen können, dass der rechtliche Hintergrund geprüft und subsumiert wurde.

Darüber hinaus gewährleistet die WorkFlex-Sozialversicherungsbescheinigung bei kurzfristigen Anträgen (60 Tage oder weniger) und in Fällen, in denen ein Sozialversicherungsabkommen gilt, dass das No-Risk Konzept Anwendung findet.

WorkFlex Reiseversicherungsnachweis (WTIC)

Wenn mit dem Arbeitgeber vereinbart, stellt WorkFlex sicher, dass jeder Arbeitnehmer über eine angemessene Reiseversicherung der Hallesche ALH Gruppe, einer etablierten deutschen Versicherungsgesellschaft, verfügt. Unmittelbar nach der Genehmigung des Antrags erstellt WorkFlex automatisch eine Bestätigung dieser Reiseversicherung - das WorkFlex Travel Insurance Certificate (WTIC) Dokument - und stellt es auf der Plattform zur Verfügung.

Unternehmensrichtlinie

Jede Firma kann seine individuell erstellte Unternehmensrichtlinie hochladen, in der erlaubte Tage, Zielländer, Arbeitsorte wie Co-Working Spaces, VPN-Regelungen usw. festgelegt sind. Auf der Grundlage der in der Unternehmensrichtlinie festgelegten Regeln führt WorkFlex zum Schutz des Arbeitgebers eine doppelte Überprüfung durch die Bestätigung des Mitarbeiters durch. Viele Risikoannahmen beruhen auf den Antworten der Mitarbeitenden, die ein Risiko darstellen können, wenn der Mitarbeitenden nicht wahrheitsgemäß antwortet.

Die Bestätigung durch den Mitarbeitenden ist also ein Schritt mehr als nur eine Richtlinie im Intranet. Beispiele hierfür sind die Annahme der Richtlinie und der Datenschutzhinweise durch den Arbeitnehmers. Außerdem bestätigt der Arbeitnehmer über WorkFlex, dass alle Angaben richtig und vollständig sind.

Anweisungen für Mitarbeitende

Unmittelbar nach der Genehmigung des Antrags erstellt WorkFlex automatisch eine Mitarbeitendenanweisung und stellt sie auf der Plattform zur Verfügung. Die Anweisungen können arbeitgeberspezifisch gestaltet werden und enthalten in der Regel die wichtigsten Do’s and Don’ts aus der Richtlinie sowie die WorkFlex-Kontaktdaten für Notfälle.

Entsendemeldung (PWN)

WorkFlex bestimmt, ob die geplante Reise im Zielland registriert werden muss. Wenn eine Registrierung erforderlich ist, wird der Arbeitnehmer um weitere Angaben gebeten, damit WorkFlex den Arbeitnehmer direkt in dem jeweiligen Portal registrieren kann. Um mit der Länderregistrierung fortzufahren, wird nach Einzelheiten der Reise gefragt, häufig nach den Kontaktdaten des Auftraggebers/Kunden/Geschäftspartners am Zielort sowie nach dem Arbeitsplatz und dem Stunden- oder Jahreslohn des Reisenden.

Wie die Abbildung zeigt, gilt unsere so genannte No-Risk-Haftung für Reisen mit einer Dauer von 1 bis 5 Tagen und bis zu 8 Tagen in Spanien. Das bedeutet, dass WorkFlex seine Kunden schützt, indem es ihnen bei den meisten Geschäftsreisen die Geldbußen erstattet, die sie für die unterlassene Meldung des Personalausweises in diesen risikoarmen Ländern zahlen müssen. Oberhalb der Länder mit niedrigem Risiko zeigt die Abbildung die anderen Länder, in denen eine Meldung des Personalausweises erforderlich ist. In allen diesen 24 Hochrisikoländern macht WorkFlex immer PWD-Meldungen als Teil des Abonnements für die Reiseabwicklung. Es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Die Meldebestätigung wird auf die WorkFlex-Plattform hochgeladen. Die Kombination aus Endsendemeldungen in so vielen Ländern und dem Angebot einer risikofreien Abdeckung für alle anderen Länder deckt 98 % aller Geschäftsreisen ab.

GDPR Risikobewertung (TIA)

Als Teil der Datenschutz-Teilbewertung bewertet WorkFlex, ob eine sogenannte Datenübertragungs-Folgenabschätzung (TIA) erforderlich ist. Wenn ja, führt WorkFlex eine solche Bewertung im Namen des Arbeitgebers durch und lädt einen Bericht mit dem Ergebnis auf die Plattform hoch - so wird die Einhaltung der DSGVO für den Arbeitgeber sichergestellt. Die TIA wird zusammen mit der Risikobewertungsdatei erstellt, nicht erst nach der Einreichung. Darüber hinaus stellen wir die Einhaltung der GDPR-Anforderungen sicher, z. B. durch Arbeitgeberrichtlinien und Mitarbeiteranweisungen.

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Compliance Team

Dorothee Schweigard
Direktorin des WorkFlex Compliance Research Centers. Zuvor arbeitete Dorothee als Beraterin bei EY und PwC, sowie als interne Spezialistin für International & Executive HR sowie Global Mobility bei AUDI, Xella, GfK und MediaMarktSaturn. Mit umfangreicher Erfahrung im Bereich HR, globaler Mobilität und Compliance-Management ist sie eine Expertin für organisatorische Effizienz und grenzüberschreitendes internationales HR-Management.

Pieter Manden, LLM MBA
Co-founder von WorkFlex und ehemaliger Leiter für Arbeitgeber-Compliance bei WorkMotion. Er ist ein niederländischer zertifizierter Steueranwalt, der sich auf die Einhaltung moderner Mobilität spezialisiert hat. Pieter verfügt über 13 Jahre Berufserfahrung bei PwC in den Niederlanden und Deutschland. Bevor er im Januar 2022 zu WorkFlex kam, war er Direktor und verantwortlich für das Remote-Arbeitsangebot von PwC Deutschland.

Dr. Martina Menghi (Expert Labour Law)
Managerin des WorkFlex Compliance Research Centers. Sie ist italienische Rechtsanwältin und hat einen Doppelabschluss in Rechtswissenschaften (Italienisch und Französisch). Bevor sie im August 2022 zu WorkFlex kam, arbeitete sie viereinhalb Jahre lang bei KPMG Law in Deutschland, wo sie sich auf internationales Arbeitsrecht und die Pflichten entsandter Arbeitnehmer konzentrierte, was auch das Thema ihrer Doktorarbeit war.