WorkFlex im KI‑Assistenten: Das ist der WorkFlex MCP

KI-Assistenten gehören längst zum Arbeitsalltag: E-Mails entwerfen, Dokumente zusammenfassen, die Woche planen. Grenzüberschreitende Compliance lag bisher außerhalb davon. Wer eine Reise prüfen, eine Anfrage einreichen oder eine Zahl für einen Bericht brauchte, musste den Chat verlassen, sich bei WorkFlex anmelden und wieder zurückwechseln.

Mit dem WorkFlex MCP entfällt dieser Umweg. Er verbindet KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT mit dem WorkFlex-Konto. Fragen lassen sich in natürlicher Sprache stellen, Aufgaben direkt übergeben. Der Assistent arbeitet dabei unmittelbar mit WorkFlex: gleiche Compliance-Engine, gleiche Freigabeprozesse, gleiche Berechtigungen.

Was ist der WorkFlex MCP?

MCP steht für Model Context Protocol, einen offenen Standard, über den KI-Assistenten mit Business-Software arbeiten. Statt Informationen aus WorkFlex in einen Chat zu kopieren, erhält der Assistent eine direkte, sichere Verbindung zum Konto. Er ruft Reisen und Compliance-Ergebnisse ab und übernimmt Aufgaben, aber nur die, die die eigene Rolle in WorkFlex ohnehin erlaubt.

Im Hintergrund ändert sich nichts. Jede Reise wird weiterhin von unserer Compliance-Engine bewertet, jede Anfrage durchläuft den gewohnten Freigabeprozess, und die Berechtigungen legen weiterhin fest, wer was sieht. WorkFlex ist nun einfach dort erreichbar, wo ohnehin gearbeitet wird.

Das ist möglich

Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von der Rolle in WorkFlex ab.

Dienstreisen

• Vor Reiseantritt prüfen, was eine Reise erfordert: Compliance-Fragen, Arbeitsorte, Freigabeschritte und überschneidende Reisen

• Dienstreisen zur Compliance-Bewertung und Freigabe einreichen oder Entwürfe abschließen

• Reisen verschieben oder stornieren

• Compliance-Zusammenfassung, offene Aufgaben, Dokumente und Kommentare einsehen

• Zugewiesene Freigabeschritte genehmigen oder ablehnen

Beispiel-Prompt: „Ich fahre vom 12. bis 14. Oktober für einen Kundenworkshop nach Wien. Was brauche ich, und kannst du die Reise einreichen?“

Workations

• Prüfen, was eine Workation in ein bestimmtes Zielland erfordert

• Workation-Anfragen einreichen, verschieben oder stornieren

• Genutzte, ausstehende und verbleibende Workation-Tage einsehen

• Fehlende Angaben ergänzen und To-dos abhaken

Beispiel-Prompt: „Wie viele Workation-Tage habe ich dieses Jahr noch?“

Entsendungen

• Entsendungen, ihren Status und den Freigabeprozess einsehen

• Fragen zu Entsendungsdokumenten stellen

Beispiel-Prompt: „Wie ist der Stand der Freigabe für Annas Entsendung nach Singapur?“

Auswertungen, Mitarbeitende und Unternehmen

• Dienstreisen und Workations nach Zielland, Heimat- oder Payroll-Land, Reisezweck, Mitarbeitenden, Führungskraft oder Monat auswerten, ganz ohne Excel-Export

• Auf einen Blick sehen, wie viele Reisen Aufmerksamkeit brauchen

• Mitarbeitende suchen, ihre Daten aktualisieren und neue Mitarbeitende einladen

Beispiel-Prompt: „Welche Reisen in die Schweiz aus dem letzten Quartal brauchen noch Aufmerksamkeit? Bitte nach Führungskraft gruppieren.“

Die Kontrolle bleibt bei Ihnen

Eine KI in einem Compliance-System handeln zu lassen, wirft eine berechtigte Frage auf: Wer hat das letzte Wort? Sie.

• Vorschau vor jeder Änderung. Bevor etwas erstellt, geändert, storniert oder freigegeben wird, zeigt der Assistent, was passieren wird. Eingereicht wird erst nach Bestätigung.

• Die eigene Rolle, nicht mehr. Der MCP gewährt nie mehr Zugriff als ohnehin vorhanden. Mitarbeitende sehen und verwalten ihre eigenen Reisen. Führungskräfte sehen die Anfragen ihres Teams und die ihnen zugewiesenen Freigabeschritte. HR sieht die betreuten Personen, Assistenzen verwalten die Reisen der Personen, die sie unterstützen.

• Zweite Kontrollebene im Assistenten. In Claude lässt sich pro Tool festlegen, ob es automatisch läuft, jedes Mal eine Freigabe braucht oder deaktiviert ist. ChatGPT fragt vor jeder schreibenden Aktion nach einer Bestätigung.

• Anmeldung nur durch die Person selbst. Die erste Verbindung endet auf einer Bestätigungsseite von WorkFlex. Dort stehen der Name des Assistenten, was er abrufen und ändern darf und mit welchem Konto er verbunden wird. Ein Klick auf „Abbrechen“, und es wird nichts freigegeben.

Gut zu wissen

• WorkFlex bucht keine Flüge oder Hotels. Eine eingereichte Reise wird zur Compliance-Bewertung und Freigabe registriert. Gebucht wird weiterhin im gewohnten Reisetool.

• Manche Angaben nur in der Plattform. Gehälter, Nummern von Reisedokumenten oder Datei-Uploads lassen sich nur direkt in WorkFlex ergänzen. Der Assistent weist darauf hin und übernimmt den Rest.

• Entsendungen nur lesend. Bei Entsendungen bietet der MCP aktuell Lesezugriff und Fragen zu Dokumenten.

Welche KI-Assistenten werden unterstützt?

• Claude (Web, Desktop und Claude Code)

• ChatGPT (Web, Desktop und CLI)

• Cursor, VS Code und alle weiteren Tools, die Remote-MCP mit Anmeldung unterstützen

In Unternehmensplänen muss gegebenenfalls zuerst ein Admin den WorkFlex-Connector für die Organisation hinzufügen oder freigeben. In ChatGPT setzen eigene Connectoren einen Plus-, Pro-, Business- oder Enterprise-Plan mit aktiviertem Developer Mode voraus.

So geht's los

Für WorkFlex-Kund:innen: Im WorkFlex-Profil unter WorkFlex MCP stehen die Serveradresse, ein Kopier-Button und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für jeden Assistenten. Auf WorkFlex-Seite ist keine Einrichtung nötig. Bei Fragen: support@getworkflex.com.

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