Von mehreren Tagen auf fünf Minuten: Wie Flender die Reise‑Compliance für seine Servicetechniker automatisiert
Rund 3.000 Dienstreisen im Jahr in etwa 100 Länder, oft von einem Tag auf den anderen. Wie Flender das Compliance-Assessment für neue Länder von mehreren Tagen auf fünf Minuten verkürzt hat, ohne den Prozess aus der Hand zu geben.
- Branche
- Antriebstechnik
- Hauptsitz
- Deutschland
- Mitarbeitende
- rund 9.000
- Reisen / Jahr
- ca. 3.000
- Länder
- rund 100
Über Flender
Flender blickt auf eine über 125-jährige Geschichte zurück und zählt zu den bekanntesten Namen der industriellen Antriebstechnik. Das Unternehmen stellt Getriebe her (für die Windkraft ebenso wie für zahlreiche Industriebranchen) und beschäftigt weltweit rund 9.000 Mitarbeitende. Zur Belegschaft gehören klassische Büro-Rollen, vor allem aber ein großes Team an Servicetechnikern, deren Arbeitsalltag eines bedeutet: unterwegs sein. Sie nehmen Anlagen in Betrieb, warten und reparieren Getriebe direkt beim Kunden vor Ort (offshore auf hoher See genauso wie onshore) und das häufig von einem Tag auf den anderen.
Lea Grothus kümmert sich bei Flender in der Personalabteilung um den Bereich Global Mobility. Ihr Team stellt sicher, dass jeder dieser Einsätze reibungslos und regelkonform abläuft.
Ohne die richtigen Dokumente darf niemand die Baustelle betreten.
„Flender schickt die Mitarbeiter in fast jedes Land der Welt“, sagt Lea Grothus. Rund 3.000 Dienstreisen führen die Teams jedes Jahr in etwa 100 Länder, und jedes Land bringt eigene Anforderungen mit sich: „Ob es Visathemen sind, ob es Steuerthemen sind, A1-Meldung, eine PWD-Meldung.“
Für die Arbeit der Servicetechniker vor Ort steht dabei mehr auf dem Spiel als bei einer klassischen Geschäftsreise. Ohne die richtigen Dokumente darf niemand die Baustelle betreten. „Wenn wir beim Kunden vor Ort aufschlagen und die Dokumente noch nicht vorliegen, dann könnten wir auf jeden Fall nicht auf der Baustelle anfangen zu arbeiten, weil dies einfach maßgebliche Dokumente sind, die wir vorab dabei haben müssen, bevor wir wirklich beim Kunden die Baustelle betreten dürfen“, so Grothus.
Zuvor lief die Compliance vollständig ausgelagert über einen externen Anbieter. Das funktionierte, doch Flender wollte mehr Transparenz und eine engere Einbindung in den eigenen Prozess.
Ein Assessment statt eines separaten Steuerstatements.
Für Flender war ein Ziel zentral: mehr Transparenz. „Für uns war es wichtig, dass der Global-Mobility-Prozess oder der Compliance-Prozess transparent läuft und wir einen besseren Überblick darüber haben: Wie viele Reisen haben wir? Wohin reisen unsere Mitarbeiter, was sind die To-dos?“, sagt Grothus. Das Team sondierte den Markt. „Und da ist uns dann WorkFlex positiv aufgefallen, weil auch die Automatisierung sehr hoch ist und wir dadurch Zeitersparnisse haben für unsere Mitarbeiter.“
Der Effekt ist gerade bei kurzfristigen Einsätzen spürbar. Wo früher für neue Länder zunächst ein separates Steuerstatement beantragt werden musste, liefert WorkFlex das gesamte Assessment in einem Schritt (meist innerhalb von fünf Minuten). So sehen die Servicetechniker schnell, welche Schritte noch offen sind, und können bei Bedarf oft schon am nächsten Tag beim Kunden im Einsatz sein.
Bevor wir mit WorkFlex gestartet sind, haben wir uns schon etwas Sorgen gemacht, weil sie doch ein neuer Anbieter am Markt sind. Wir konnten uns aber vom Gegenteil überzeugen, dadurch, dass WorkFlex mit ihrer Expertise uns überzeugt hat und das Produkt dann auch wirklich gezeigt hat, dass es so funktioniert, wie es uns versprochen wurde.
Lea Grothus, Global Mobility, HR, Flender
Wenn unsere Monteure in neue Länder reisen, konnten wir das Compliance‑Assessment von mehreren Tagen auf fünf Minuten verkürzen.
Zeitersparnis für die Mitarbeitenden, Überblick für das Team.
- Compliance-Assessment bei Einsätzen in neuen Ländern: von mehreren Tagen auf fünf Minuten verkürzt
- Spürbare Zeitersparnis für die Mitarbeitenden, insbesondere für die Servicetechniker
- Mehr Transparenz und ein besserer Überblick über alle Reisen, näher am eigenen Prozess
- Behördenkontrollen auf Baustellen erfolgreich gemeistert
„Der größte Unterschied zum Vergleich vor dem Prozess und jetzt im Prozess ist die Zeitersparnis für den Mitarbeiter“, sagt Grothus. „Dass er da durch den Prozess, gerade bei den Monteuren, etwas schneller durchkommt. Aber auch, dass wir im Hintergrund in Themen eingebunden werden und viel näher am Prozess dran sind als vorher.“
Bei Einsätzen in neuen Ländern verkürzte sich das Compliance-Assessment von mehreren Tagen auf fünf Minuten. Mindestens ebenso wichtig ist der Gewinn an Transparenz und Prozessnähe: Flender behält heute den Überblick darüber, wer wohin reist und was zu tun ist, statt vollständig auf einen externen Dienstleister angewiesen zu sein.
Auch in der Praxis zahlt sich das aus. Bei Behördenkontrollen auf Baustellen konnte Flender alle geforderten Daten übermitteln und die Kontrollen erfolgreich abschließen.
Behördenkontakte hatten wir schon ein, zwei Mal in anderen Ländern, wo unsere Monteure auf einer Baustelle wirklich kontrolliert wurden und abgefragt wurden: Hast du eine A1-Meldung? Hast du eine PWD-Meldung vorliegen? Hast du dich an die Arbeitszeiten gehalten? Da haben wir zusammengearbeitet mit WorkFlex und konnten die Daten auch alle übermitteln und konnten dann positiv aus diesem Thema hervorgehen.
Lea Grothus, Global Mobility, HR, Flender
Neben der Software schätzt Flender die laufende Zusammenarbeit. Das Team tauscht sich regelmäßig zu Einzelfällen mit WorkFlex aus und erhält fundierte fachliche Beratung.
Mit der Beratung von WorkFlex sind wir sehr zufrieden. Wir tauschen uns regelmäßig zu Fällen aus und bekommen immer fundierte Antworten.
Lea Grothus, Global Mobility, HR, Flender
Meine Erfahrung mit WorkFlex kann ich durchweg als positiv beschreiben, dadurch, dass wir ein sehr gutes, harmonisches Miteinander haben und uns gegenseitig sehr wertschätzen und voneinander lernen können.