Die Balance zwischen Flexibilität und Compliance: Pantheons strategischer Ansatz für das Arbeiten aus dem Ausland

Strukturierte Flexibilität in einer Arbeitswelt nach der Pandemie

Während der Pandemie erzielte Pantheon, eine führende Investmentfirma im Bereich Private Markets, über zwei Jahre mit überwiegend remote Arbeit herausragende Geschäftsergebnisse. Dies zeigte, dass außergewöhnliche Leistungen auch in einem rein remote Setup möglich sind. Dieser Erfolg verdeutlichte das Potenzial flexibler Arbeitsmodelle. Nach COVID wollte Pantheon seinen Ansatz für hybrides Arbeiten und internationale Remote-Arbeit weiter formalisiert ausbauen.

Mit Hauptsitz im Vereinigten Königreich und einer starken Präsenz in den USA und Asien suchte das Unternehmen eine Lösung, die mit seiner hybriden Arbeitsphilosophie übereinstimmt und gleichzeitig die Komplexität internationaler Remote-Arbeit adressiert.

Mitarbeiterflexibilität mit regulatorischer Compliance in Einklang bringen

Pantheon stand bei der Einführung seines Programms „Arbeiten aus dem Ausland“ vor mehreren Herausforderungen:

• Anpassung nach der Pandemie: Viele Mitarbeitende hatten bereits während COVID aus dem Ausland gearbeitet. Die Nachfrage nach internationaler Arbeitsflexibilität stieg weiter, insbesondere für Familienbesuche und längere Aufenthalte an Urlaubszielen.
• Regulatorische Komplexität: Das Unternehmen musste Risiken wie die Gefahr einer permanenten Betriebsstätte, Gehaltsabrechnungsrisiken, steuerliche Implikationen und die Einhaltung von Vorschriften in mehreren Jurisdiktionen managen.
• Kosten für rechtliche Beratung: Es stellte sich heraus, dass es finanziell nicht tragbar war, für jede einzelne Anfrage bezüglich „Arbeiten aus dem Ausland“ individuelle rechtliche, steuerliche und compliance-technische Beratung zu erhalten.

WorkFlex als Grundlage für das temporäre Arbeiten aus dem Ausland

Pantheon entschied sich, WorkFlex als zentrale Lösung für das Programm „Temporäres Arbeiten aus dem Ausland“ einzuführen, aufgrund der folgenden Vorteile:

• Umfassende Risikoanalyse: Die intuitiven Risikoberichte ermöglichen es, potenzielle Probleme in verschiedenen Jurisdiktionen schnell zu erkennen und zu bewerten.
• Kosten-effizientes Compliance-Management: WorkFlex bietet eine skalierbare Lösung zur Verwaltung der Compliance für internationale Arbeitsmodelle, ohne dass für jede Anfrage eine individuelle rechtliche Beratung erforderlich ist.
• Optimierte Prozesse: Durch die Integration von Single Sign-On und einer benutzerfreundlichen Plattform konnte Pantheon einen effizienten Genehmigungsworkflow zwischen Mitarbeitenden, Managern und der HR-Abteilung etablieren.

Die Berichte zur Risikobewertung, die wir aus dem System erhalten, sind sehr benutzerfreundlich und klar strukturiert. Sie helfen uns, Risikofaktoren schnell zu identifizieren und erleichtern uns die Arbeit im HR-Bereich erheblich.

James Conradi, Head of HR, EMEA & APAC bei Pantheon Ventures

Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit und gesteigerte Effizienz

Die Einführung von WorkFlex brachte Pantheon erhebliche Vorteile:

• Bessere Work-Life-Balance: Mitarbeitende können ihre Aufenthalte in Urlaubszielen verlängern oder mehr Zeit mit der Familie im Ausland verbringen, während sie ihre beruflichen Verpflichtungen weiterhin erfüllen.
• Stärkung der Employee Value Proposition (EVP): Das Programm hat Pantheons EVP im Bereich hybrides Arbeiten wertvoll ergänzt, besonders in einer Branche, die traditionell höhere Anforderungen an Büropräsenz stellt.
• Risikominderung: Die Plattform bietet durch umfassende Risikoanalysen und Versicherungsschutz ein hohes Maß an Sicherheit.