Die Regeln zur A1-Bescheinigung ändern sich – nur anders als die Schlagzeilen suggerieren

Nach den EU-Trilog-Verhandlungen soll die Vorabmeldepflicht für Dienstreisen von bis zu drei Tagen entfallen. Die A1-Bescheinigungspflicht selbst wurde damit jedoch nicht abgeschafft. Bis der finale Gesetzestext formal verabschiedet ist, gelten die aktuellen Regeln uneingeschränkt weiter und die reisespezifische Prüfung bleibt unerlässlich.

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Nach jahrelangen Trilog-Verhandlungen haben sich das Europäische Parlament und der Rat darauf geeinigt, die EU-Sozialversicherungskoordinierungsregeln gemäß der Verordnung (EG) 883/2004 zu überarbeiten – ein Schritt, der weithin als „Befreiung von der A1-Bescheinigungspflicht" für kurzfristige Dienstreisen gefeiert wird. Und obwohl es sich tatsächlich um einen echten Meilenstein handelt, greifen die Schlagzeilen der rechtlichen Realität vor.

Was die Einigung konkret bedeutet: Dienstreisen und kurzfristige grenzüberschreitende Tätigkeiten von bis zu drei Tagen erfordern künftig keine Vorabmeldung mehr – die A1-Bescheinigungspflicht als solche wird damit jedoch nicht aufgehoben. Für Arbeitgeber bedeutet das aber nicht das Ende der Compliance-Komplexität – es gibt Ausnahmen, neue Pflichten kommen hinzu, und der Gesetzgebungsprozess ist noch nicht abgeschlossen.

Bis der finale Gesetzestext veröffentlicht und formal verabschiedet ist, gelten die aktuellen Regelungen uneingeschränkt. Und auch nach der Verabschiedung bleibt eine sorgfältige reisespezifische Prüfung weiterhin erforderlich.

💡 Noch nicht vertraut mit der A1-Bescheinigung? Lesen Sie zunächst unseren A1-Leitfaden für Arbeitgeber.

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Was sich konkret ändert – und was nicht

Am 27. April 2026 begrüßte BT4Europe – das Europäische Netzwerk der Geschäftsreiseverbände – die vorläufige Einigung zwischen dem Europäischen Parlament und dem Rat zur Überarbeitung der Verordnung (EG) 883/2004 zur Koordinierung der sozialen Sicherheit. Die Einigung bestätigt: Für Dienstreisen und kurzfristige grenzüberschreitende Entsendungen von drei Tagen oder weniger ist künftig keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich.

„Dies ist ein Meilenstein für Geschäftsreisen in Europa", sagte Odete Pimenta da Silva im Namen von BT4Europe. „Die Aufhebung der A1-Pflicht für kurzfristige grenzüberschreitende Dienstreisen beseitigt eine unverhältnismäßige Verwaltungslast, die jährlich Millionen von Reisen betroffen hat."

Der Durchbruch kommt nach Jahren stockender Verhandlungen – und ist deshalb umso bedeutsamer für Unternehmen, die seit Langem mit dem Missverhältnis zwischen der heutigen Geschäftsrealität und dem administrativen Rahmen zu kämpfen haben.

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Die wichtigsten Punkte der vorläufigen Einigung

Der finale Gesetzestext liegt noch nicht vor, die vorläufige Einigung umfasst jedoch folgende Kernpunkte:

• Keine A1-Bescheinigung für Reisen von bis zu 3 aufeinanderfolgenden Tagen innerhalb von 30 aufeinanderfolgenden Tagen. Dienstreisen und kurzfristige grenzüberschreitende Tätigkeiten von drei Tagen oder weniger erfordern keine A1-Bescheinigung mehr – das reduziert den administrativen Aufwand für die häufigste Form der grenzüberschreitenden Geschäftsreise erheblich.
• Baugewerbe von der obigen Regelung ausgenommen. Die Ausnahmeregelung gilt nicht für das Baugewerbe, das weiterhin vollständig der A1-Bescheinigungspflicht unterliegt. Dieser bewusste Ausschluss soll Missbrauch durch Briefkastenfirmen verhindern, die grenzüberschreitende Entsendungsregeln nutzen, um Sozialversicherungspflichten im Zielland zu umgehen.
• Neues verpflichtendes Vorabmeldesystem für andere grenzüberschreitende Tätigkeiten. Für Dienstreisen und Entsendungen, die nicht unter die Ausnahmeregelung fallen – also die Drei-Tage-Grenze innerhalb von 30 Tagen überschreiten oder im Baugewerbe stattfinden – soll ein neues verpflichtendes Vorabmeldesystem eingeführt werden. Die zuständigen Behörden des Entsendestaats müssen vorab benachrichtigt werden, bevor der Arbeitnehmer die Tätigkeit in einem anderen EU-Land aufnimmt.
• Standardisiertes elektronisches A1-Format. Die Einigung sieht ein standardisiertes digitales Format für die A1-Bescheinigung vor und legt damit die Grundlage für das geplante Fair Labour Mobility Package und den European Social Security Pass.
• Größenordnung. Die Einigung dürfte rund 14 Millionen grenzüberschreitend tätige Arbeitnehmer in der EU betreffen.

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Der entscheidende Unterschied, den Arbeitgeber kennen müssen

Die vorläufige Einigung ist eine echte Vereinfachung – aber Arbeitgeber sollten ihren Umfang nicht überschätzen. Die Ausnahmeregelung gilt ausschließlich für Dienstreisen von bis zu drei aufeinanderfolgenden Tagen innerhalb eines 30-Tage-Zeitraums und schließt das Baugewerbe vollständig aus.

Für Vielreisende, Unternehmen mit gemischten Branchentätigkeiten oder alle, die sich nahe der Drei-Tage-Grenze bewegen, bleibt die sorgfältige Einzelfallprüfung jeder Reise so wichtig wie eh und je. Eine zweite Kurzreise innerhalb desselben 30-Tage-Fensters fällt beispielsweise nicht mehr unter die Ausnahmeregelung.

Und bis der finale Gesetzestext formal veröffentlicht und verabschiedet ist, können sich die genauen Bedingungen der Ausnahmeregelung noch ändern. Die aktuellen A1-Bescheinigungspflichten gelten in der Zwischenzeit unverändert weiter.

Genau deshalb bleibt ein strukturierter, automatisierter Ansatz zur A1-Compliance unverzichtbar – auch wenn sich der regulatorische Rahmen verbessert.

💡Erfahren Sie, wie die automatisierte A1-Compliance unter den weiterhin geltenden Sozialversicherungsregeln funktioniert.

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Was als „Dienstreise" im neuen Rahmen gilt

Exekutiv-Vizepräsidentin Roxana Mînzatu hat den Geltungsbereich qualifizierender Dienstreisen präzisiert. Gemäß der vorläufigen Einigung umfassen „Dienstreisen":

• Zeitlich begrenzte Tätigkeiten als Arbeitnehmer oder Selbstständige
• Tätigkeiten im Interesse des Arbeitgebers oder des Selbstständigen
• Teilnahme an Geschäftsmeetings sowie kulturellen und wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Teilnahme an Konferenzen und Seminaren, einschließlich akademischer Forschung
• Teilnahme an Schulungsmaßnahmen

Ausdrücklich ausgenommen ist die Erbringung von Dienstleistungen oder die Lieferung von Waren – der Geltungsbereich der Ausnahmeregelung ist damit klar abgegrenzt.

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Zeitplan für die formale Verabschiedung

Die vorläufige Einigung muss noch zwei formale Schritte durchlaufen, bevor sie Gesetz wird: die Zustimmung des Ausschusses der Ständigen Vertreter (AStV) sowie eine Abstimmung im Europäischen Parlament.

Da Zypern den Ratsvorsitz im ersten Halbjahr 2026 innehat, ist eine formale Verabschiedung in greifbarer Nähe – rechtliche Wirkung entfaltet die Ausnahmeregelung jedoch erst, wenn ein Rechtsakt verabschiedet und im Amtsblatt der EU veröffentlicht ist.

Die Kommission hat außerdem einen digitalen Transformationsfahrplan skizziert:

• Bis Ende 2025: Abschluss der Folgenabschätzung zur digitalen Interoperabilität zwischen A1-Bescheinigung und Entsendungsmeldungen
• 2026: Einführung des European Social Security Pass im Rahmen des Fair Labour Mobility Package zur digitalen Echtzeit-Verifizierung
• Laufend: Abschluss der Online-PD-A1-Verfahren im Rahmen der Single Digital Gateway-Verordnung

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Warum die reisespezifische Prüfung weiterhin unverzichtbar ist

Diese Einigung ist ein echter Schritt nach vorne – aber sie macht die sorgfältige Prüfung jeder einzelnen Dienstreise nicht überflüssig. Mehrere Faktoren machen die Einzelfallbewertung so wichtig wie eh und je:

• Der Ausschluss des Baugewerbes erfordert die korrekte Anwendung branchenspezifischer Regeln.
• Reisezweck, Dauer und Tätigkeiten bestimmen weiterhin, ob eine Reise unter die Ausnahmeregelung fällt oder eine A1-Bescheinigung erfordert.
• Bis zur formalen Verabschiedung gelten die aktuellen A1-Pflichten unverändert.

Die manuelle Prüfung all dieser Faktoren ist zeitaufwendig und fehleranfällig – und das Risiko einer Fehleinschätzung ist unverändert hoch.

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So automatisiert WorkFlex die A1-Compliance unter den neuen Regeln

WorkFlex nimmt Ihnen die Unsicherheit rund um die A1-Bescheinigungspflicht ab, indem die Plattform die Compliance für jede Reiseanfrage automatisch übernimmt:

• Intelligente Reiseprüfung: Für jede Dienstreise erfasst WorkFlex Reisezweck, Dauer und Tätigkeiten und prüft automatisch, ob die neue Ausnahmeregelung greift oder eine A1-Bescheinigung erforderlich ist.
• Automatisierte A1-Bearbeitung: Ist eine Bescheinigung notwendig, übernimmt WorkFlex den gesamten Antragsprozess automatisch in über 25 Ländern – ohne manuelle Eingriffe.
• Echtzeit-Aktualisierungen: Wenn sich der regulatorische Rahmen im Gesetzgebungsverfahren weiterentwickelt, passt sich die Compliance-Engine von WorkFlex automatisch an die jeweils geltenden Anforderungen an.

Das schließt die Überwachung der Reisehäufigkeit im rollierenden 30-Tage-Fenster und die Anwendung branchenspezifischer Regeln ein – Ihr Team muss sich darum nicht kümmern.

Das Ergebnis: Ihre Mitarbeitenden stellen Reiseanfragen, WorkFlex übernimmt die vollständige Compliance – ob das bedeutet, die Ausnahme zu bestätigen oder im Hintergrund die nötige A1-Bescheinigung zu beschaffen.

💡 Erfahren Sie, wie WorkFlex die A1-Compliance für Ihr Unternehmen übernimmt: WorkFlex A1-Lösung.

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Wie geht es weiter?

Eine vorläufige Einigung ist erzielt und vom EMPL-Ausschuss mit 47 zu 3 Stimmen befürwortet worden – aber die A1-Befreiung für kurzfristige Dienstreisen gilt erst, wenn ein Rechtsakt formal verabschiedet und veröffentlicht ist. Und auch dann muss der genaue Umfang der Ausnahmeregelung anhand des finalen Gesetzestextes geprüft werden.

Bis diese Änderungen vollständig in Kraft treten, brauchen Unternehmen verlässliche Systeme, um die heutigen Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sich gleichzeitig auf das vorzubereiten, was kommt.

WorkFlex automatisiert diesen Übergang und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen heute vollständig compliant bleibt und sich nahtlos an die Regelungen von morgen anpasst. So bleiben Ihre Compliance-Prozesse mühelos und fehlerfrei – unabhängig davon, wie sich der regulatorische Rahmen weiterentwickelt.

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Häufig gestellte Fragen

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Bedeutet die vorläufige EU-Einigung, dass A1-Bescheinigungen nicht mehr erforderlich sind?

‍Noch nicht – und nicht für alle Reisen. Die vorläufige Einigung würde die A1-Bescheinigungspflicht für Dienstreisen von bis zu drei aufeinanderfolgenden Tagen innerhalb eines 30-Tage-Zeitraums aufheben – gilt aber nicht für alle grenzüberschreitenden Tätigkeiten, und das Baugewerbe ist vollständig ausgenommen. Bis der finale Gesetzestext formal verabschiedet und veröffentlicht ist, gelten die aktuellen Regeln uneingeschränkt.

Welche Reisen fallen unter die neue Ausnahmeregelung?

‍Die Ausnahmeregelung gilt für Dienstreisen und kurzfristige grenzüberschreitende Tätigkeiten von drei Tagen oder weniger. Dazu zählen die Teilnahme an Meetings, Konferenzen, Seminaren und Schulungen. Nicht erfasst sind die Erbringung von Dienstleistungen oder die Lieferung von Waren. Das Baugewerbe ist vollständig ausgenommen.

Wann treten die neuen A1-Regeln in Kraft?

‍Die vorläufige Einigung muss noch vom Ausschuss der Ständigen Vertreter genehmigt und vom Europäischen Parlament abgestimmt werden. Rechtliche Wirkung entfaltet sie erst, wenn sie formal verabschiedet und im Amtsblatt der EU veröffentlicht ist. Ein konkretes Datum steht noch nicht fest.

Was sollten Arbeitgeber in der Zwischenzeit tun?

‍Halten Sie an den geltenden A1-Regelungen fest. Prüfen Sie bereits jetzt, ob Ihre Reisen und Tätigkeiten voraussichtlich unter die neue Ausnahmeregelung fallen – ändern Sie Ihre Compliance-Prozesse aber erst, wenn der finale Gesetzestext vorliegt.

Gilt die Ausnahmeregelung auch für das Baugewerbe?

‍Nein. Das Baugewerbe ist ausdrücklich von der Ausnahmeregelung ausgenommen und unterliegt weiterhin den bestehenden A1-Bescheinigungspflichten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Befreiung von der A1-Meldepflicht und einer Befreiung von der A1-Bescheinigungspflicht?

‍Die vorläufige Einigung führt ein neues verpflichtendes Vorabmeldesystem für grenzüberschreitende Tätigkeiten ein und befreit gleichzeitig qualifizierte Kurzreisen vollständig von der A1-Bescheinigungspflicht. Für Reisen von bis zu drei aufeinanderfolgenden Tagen innerhalb eines 30-Tage-Zeitraums sind weder A1-Bescheinigung noch Vorabmeldung erforderlich – vorbehaltlich der formalen Verabschiedung des finalen Gesetzestextes.

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