Kommen Änderungen für A1-Bescheinigungen?

Gerüchte machen die Runde, dass die A1-Bescheinigung für kurze Geschäftsreisen abgeschafft werden soll. Doch stimmt das tatsächlich? Dieser Artikel beleuchtet die Hintergründe der aktuellen Diskussion. Wir zeigen, ob sich wirklich etwas ändert, worin diese Änderungen bestehen und wann sie in Kraft treten könnten. Grundlage der Analyse sind die offiziell vorgeschlagenen Gesetzesänderungen. Werfen wir also einen Blick auf die Fakten der aktuellen Rechtslage, statt uns an Spekulationen zu beteiligen.

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Der Hintergrund

Das Sozialversicherungsabkommen in Europa basiert im Wesentlichen auf zwei EG-Verordnungen: 883/2004 zur Koordinierung der Systeme sowie 987/2009 zur Durchführung. Diese Regelwerke verfolgen zwei zentrale Ziele:
Menschen innerhalb der EU sollen durchgehend in genau einem System versichert sein, auch bei grenzüberschreitender Tätigkeit.
Die administrative und finanzielle Belastung soll fair zwischen den Mitgliedstaaten verteilt werden.

Der Reformprozess dieser Verordnungen läuft seit fast einem Jahrzehnt (!) und nähert sich nun seinem Abschluss. Ziel der Anpassungen ist es, das EU-Recht zu modernisieren sowie Verwaltung und Durchsetzung zu vereinfachen. Knapp zehn Jahre nach Beginn hat der Ausschuss für Beschäftigung und soziale Angelegenheiten des Europäischen Parlaments eine vorläufige Einigung erzielt. So entstanden die aktuellen Gerüchte. Entscheidend ist jedoch, dass sowohl das Europäische Parlament als auch der Europäische Rat den Änderungen noch formell zustimmen müssen.

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Wie wahrscheinlich ist die Verabschiedung?

Der Gesetzgebungsprozess war bislang langwierig und von Rückschlägen geprägt. Eine frühere Einigung scheiterte im Jahr 2019. Inzwischen hat sich die Ausgangslage jedoch verändert. Die aktuelle Einigung wurde im Ausschuss mit deutlicher Mehrheit angenommen: 47 Ja-Stimmen standen 3 Gegenstimmen und 4 Enthaltungen gegenüber. Zudem ist davon auszugehen, dass zentrale Stakeholder im Vorfeld bereits eingebunden wurden.

Gleichzeitig zeigt die lange Verfahrensdauer, wie komplex und politisch sensibel das Thema ist. Selbst bei breiter Zustimmung nehmen Parlament und Rat häufig noch Änderungen vor oder lehnen Entwürfe ab. Trotz positiver Signale bleibt der endgültige Beschluss daher unsicher.

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Was ändert sich konkret bei einer Verabschiedung?

Die grundlegenden Prinzipien bleiben bestehen, doch zahlreiche Detailanpassungen sind geplant. Drei zentrale Änderungen betreffen die A1-Bescheinigung. Wichtig ist dabei: Diese Änderungen gelten nicht für CoCs (Certificate of Coverage bei Entsendungen in Nicht-EU-Staaten), da diese auf bilateralen Abkommen beruhen und nicht auf EU-Verordnungen.

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1: Kurztrips benötigen keine A1-Bescheinigung mehr

Kurzreisen sollen von der A1-Pflicht befreit werden.

Ein Kurztrip darf höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage dauern. Diese Befreiung gilt nur innerhalb eines Betrachtungszeitraums von 30 zusammenhängenden Tagen.

Noch ungeklärt ist, was genau als Arbeitstag zählt. Wahrscheinlich wird jede Tätigkeit an einem Tag als voller Arbeitstag gewertet, unabhängig von ihrer Dauer. Komplex wird es, wenn eine Reise im Nachhinein nicht mehr unter die Ausnahme fällt: 

• Reist eine Person für drei Tage nach Deutschland und war im Vormonat nicht dort, ist keine A1 erforderlich. 
• Erfolgt jedoch kurz darauf eine weitere Reise von fünf Tagen nach Deutschland, entfällt die anfängliche Befreiung. In diesem Fall müsste auch für die erste Reise nachträglich eine A1 beantragt werden.

Der Bausektor ist von dieser Ausnahme vollständig ausgeschlossen, da er als besonders anfällig für Betrug und Unfälle gilt.

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2: Business Trips benötigen keine A1-Bescheinigung mehr

Neben Kurzreisen sollen auch bestimmte längere Geschäftsreisen ausgenommen werden. Voraussetzung ist, dass sie im geschäftlichen Interesse des Arbeitgebers erfolgen, etwa für Meetings, Konferenzen, Seminare oder Schulungen. Sobald jedoch Dienstleistungen erbracht oder Waren geliefert werden, bleibt die A1-Pflicht bestehen. Workations gelten nicht als Geschäftsreisen, da sie nicht im Interesse des Arbeitgebers stattfinden. Für sie ist weiterhin eine A1 erforderlich, es sei denn, sie fallen unter die Kurztrip-Regelung.

Diese Ausnahmen reduzieren zwar den administrativen Aufwand. Gleichzeitig steigt jedoch der Prüfungsaufwand für Arbeitgeber, da Dauer und Zweck jeder Reise im Vorfeld genau dokumentiert werden müssen.

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3: Verpflichtender A1-Antrag vor Reisebeginn

A1-Bescheinigungen sind bereits heute eine feste Compliance-Anforderung, die aktuellen EU-Verordnungen schreiben jedoch bisher nicht explizit vor, dass man sie im Voraus beantragen muss. Bisher wurde die Einhaltung der A1-Pflicht in den einzelnen Mitgliedstaaten sehr unterschiedlich kontrolliert, was teilweise am fehlenden internationalen Informationsaustausch lag.
Die neuen EU-Verordnungen ändern das nun grundlegend. Sie führen die Pflicht ein, das A1-Zertifikat vor der Reise zu beantragen, sofern keine der Ausnahmen unter Punkt 1 oder 2 zutrifft. Die Pflicht ein A1 für die Reise vorlegen zu können an sich ist zwar nicht neu, aber die Verpflichtung zur rechtzeitigen Beantragung im Vorfeld ist es. Darüber hinaus werden die Änderungen der EU-Verordnungen den Informationsaustausch zwischen den Staaten massiv vorantreiben. Man erwartet, dass sowohl die A1-Pflicht als auch das Information Sharing zu einer deutlich strengeren Durchsetzung der Regeln führen werden. Diesen Trend sehen wir bereits heute. Deutliche Anzeichen dafür sind die Einführung von ETIAS, verstärkte digitale Grenzkontrollen und die aktuelle Welle an Social Security Audits durch lokale Behörden in der gesamten EU.

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Die untenstehende Abbildung zeigt den Entscheidungsbaum ob eine eine A1-Bescheinigung bei einer Reise nach den neuen EG-Verordnungen erforderlich ist oder nicht.

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Wann treten die Änderungen in Kraft?

Ob und in welcher Form die Änderungen umgesetzt werden, ist noch offen. Im Falle einer Verabschiedung ist zunächst ein Zeitraum von etwa sechs Monaten bis zum Inkrafttreten vorgesehen. Anschließend soll eine Übergangsfrist von 24 Monaten für die Mitgliedstaaten gelten. Erfahrungsgemäß verzögern sich solche Prozesse häufig. Realistisch ist daher ein Zeitraum von mindestens zweieinhalb bis zu vier Jahren, bis die neuen Regelungen vollständig wirksam sind.

Unter Berücksichtigung dieser Punkte ist davon auszugehen, dass die Änderungen im Falle einer Verabschiedung frühestens nach rund zweieinhalb Jahren greifen. Realistischer erscheint jedoch ein Zeitraum von dreieinhalb bis vier Jahren, bis sie tatsächlich anwendbar sind. Immerhin bleibt damit ausreichend Zeit, um die zahlreichen offenen Fragen zu klären, die derzeit noch bestehen. Dazu zählen unter anderem:

• ob ein einheitliches System für A1-Anträge eingeführt wird oder die bisherige dezentrale Struktur mit länderspezifischen Lösungen bestehen bleibt;
• ob und wann Nicht-EU-Länder, die bereits mit A1-Bescheinigungen arbeiten, etwa die Schweiz, Norwegen oder das Vereinigte Königreich, die neuen EU-Regelungen übernehmen;
• ob die Begriffe Geschäftsreise und Erbringung von Dienstleistungen künftig klarer definiert werden;
• wie die Schwellenwerte von drei und 30 Tagen konkret berechnet werden;
• wie die neuen Ausnahmen mit den Entsendemeldungen zusammenwirken, für die eine A1-Bescheinigung bislang häufig Voraussetzung ist;
• ob Unternehmen ihre Anforderungen, beispielsweise für Baustellen oder Werke, anpassen werden, da auch dort oft eine A1-Bescheinigung verlangt wird.

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Fazit

Ob und wann die neuen EU-Verordnungen in Kraft treten, bleibt ungewiss. Sollte es dazu kommen, ist mit einer mehrjährigen Übergangsphase zu rechnen. Zwar dürfte die Zahl der erforderlichen A1-Bescheinigungen insgesamt sinken. Gleichzeitig wird dieser Vorteil durch den zusätzlichen Aufwand für die Erfassung und Bewertung von Reisen relativiert. Zudem ist mit strengeren Kontrollen durch die Behörden zu rechnen. Neben der Vereinfachung soll insbesondere eine effektivere Durchsetzung im Mittelpunkt der Reform stehen.