Case studies

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🔎 ÜBER ENERTRAG

Eine globale Unternehmensgruppe für erneuerbare Energien schafft Struktur in internationalen Dienstreisen

ENERTRAG ist seit mehr als 25 Jahren im Bereich erneuerbare Energien tätig und als Unternehmensgruppe mit Standorten weltweit aktiv. Internationale Dienstreisen sind fester Bestandteil des Arbeitsalltags und treten in unterschiedlichen Formen auf: von langfristig geplanten Geschäftsreisen bis hin zu sehr kurzfristigen Einsätzen, insbesondere im Servicebereich, wenn Mitarbeitende beispielsweise nach Polen oder Frankreich reisen müssen, um Arbeiten an Windenergieanlagen durchzuführen.

Mit zunehmender Internationalisierung stieg auch das Volumen grenzüberschreitender Reisen. Gleichzeitig wurden die administrativen Anforderungen rund um internationale Einsätze anspruchsvoller, insbesondere dann, wenn offizielle Dokumente unter hohem Zeitdruck erstellt werden mussten.

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“Mein persönlicher Schlüsselmoment war eine Dienstreise nach Frankreich, bei der sehr kurzfristig eine SIPSI-Meldung erstellt werden musste, ein offizielles Dokument, das von den französischen Behörden verlangt wird. Die Zeit war extrem knapp, der Prozess entsprechend fehleranfällig und für uns mit erheblichen Zusatzkosten verbunden.”

‍– Anne Herglotz, HR Management & IT Solution, ENERTRAG

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Kurzfristige Einsätze und manuelle Prozesse erhöhten den Druck auf HR und Compliance

ENERTRAG benötigte eine verlässliche Lösung, um internationale Dienstreisen und andere Auslandseinsätze korrekt abzuwickeln und Mitarbeitende auch bei engen Zeitfenstern sicher ins Ausland zu entsenden:

• Kurzfristige Einsätze: Neben geplanten Reisen gibt es insbesondere im Servicebereich dringende Reisen, bei denen Mitarbeitende kurzfristig ins Ausland müssen, um Arbeiten an Anlagen durchzuführen.
• Zeitkritische Bescheinigungen: Ein entscheidender Wendepunkt war eine Dienstreise nach Frankreich, bei der eine SIPSI-Meldung kurzfristig für die Behörden erstellt werden musste. Die knappe Frist machte den Prozess fehleranfällig und verursachte erhebliche zusätzliche Kosten.
• Begrenzte Transparenz: HR hatte nicht immer vollständige Transparenz darüber, wer wann und wohin reiste. Dadurch entstanden Graubereiche und eine reaktive Bearbeitung.
• Hoher manueller Aufwand: Ohne eine spezialisierte Lösung nahmen einzelne Fälle viel Zeit in Anspruch und ließen sich nur schwer skalieren, wenn mehrere Anfragen gleichzeitig eingingen.

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🎉 LÖSUNG

WorkFlex überzeugte ENERTRAG mit Benutzerfreundlichkeit und automatisierter Risikobewertung

Nach einer Marktanalyse und positiven Kundenreferenzen entschied sich ENERTRAG für WorkFlex. Ausschlaggebend war die Benutzerfreundlichkeit, nicht nur für HR-Administratoren, sondern auch für Mitarbeitende und Führungskräfte:

• Benutzerfreundlichkeit: „Nicht nur die Administratoren, sondern auch Mitarbeitende und Führungskräfte finden sich problemlos im System zurecht.“
• Automatisierte Risikobewertung: WorkFlex erstellt die Risikobewertung automatisch und ermöglicht es HR, Anfragen deutlich schneller zu bearbeiten.
• Einführung von Workations als Benefit: Mit WorkFlex führte ENERTRAG Workations ein. Mitarbeitende können nun freiwillig bis zu 20 Tage pro Jahr innerhalb Europas oder aus ihrem Heimatland im Ausland arbeiten.
• Rollout-Unterstützung inklusive interner Kommunikation: ENERTRAG hob besonders die Unterstützung bei der Einführung hervor, von der Präsentation für die Geschäftsführung über die Abstimmung mit dem Betriebsrat bis hin zur Kommunikation an die Mitarbeitenden.

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“Wir haben uns für WorkFlex entschieden, weil uns die Benutzerfreundlichkeit überzeugt hat.”
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‍– Anne Herglotz, HR Management & IT Solution, ENERTRAG

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🎯 VORTEILE

Schnellere Prozesse, mehr Transparenz und ein System, das tatsächlich genutzt wird

Seit der Einführung von WorkFlex verzeichnet ENERTRAG deutliche Verbesserungen bei internationalen Dienstreisen und Workations:

• Deutlich schnellere Bearbeitung in HR: “Früher habe ich fast einen ganzen Vormittag für einen Mitarbeitenden gebraucht. Heute könnte ich wahrscheinlich zehn solcher Anfragen bearbeiten, weil WorkFlex die Risikobewertung für mich erstellt.”
• Hohe Workation-Nutzung: Seit März 2024 sind über 200 Workation-Anträge eingegangen, rund 170 davon wurden genehmigt, ein klarer Beleg für die hohe Akzeptanz. Zusätzlich finden Dienstreisen in deutlich höherem Umfang statt.
• Mehr Transparenz und Reporting: HR kann Reisen zuverlässiger nachverfolgen und auswerten, ein Bereich, der zuvor als Grauzone wahrgenommen wurde.
• Weniger Ad-hoc-Druck, planbarere Abläufe: Anfragen kommen nicht mehr „so ad hoc“ herein. Dank klarer, transparenter Prozesse kann HR planvoller arbeiten.
• Insgesamt schnellere, effizientere und sicherere internationale Reisen: “Der gesamte Bereich der internationalen Reisen ist einfach schneller, effizienter und sicherer geworden.”

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“Was ich besonders cool fand, war die Unterstützung bei der Einführung, unter anderem bei der internen Kommunikation. Am Ende war es ein echtes Rundum-sorglos-Paket.”

– Anne Herglotz, HR Management & IT Solution, ENERTRAG

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🔎 ÜBER TELENOR

Führendes Telekommunikationsunternehmen modernisiert das Management von Steuer-Risiken

Telenor ist ein Telekommunikations- und Digitaldienstleister aus Norwegen mit über 170 Jahren Geschichte und 11.000 Mitarbeitenden weltweit. Das Unternehmen ist in 25 Ländern aktiv, vor allem in der nordischen Region und in Asien. Aufgrund seiner starken internationalen Präsenz verzeichnet Telenor umfangreiche grenzüberschreitende Mitarbeitendenmobilität. Allein im vergangenen Jahr führte Telenor 13.500 Reisen durch, davon 5.500 internationale Dienstreisen.

Angesichts dieser hohen Anzahl an Dienstreisen identifizierte das Telenor-Team Verbesserungsmöglichkeiten im Compliance-Management von Dienstreisen:

Der wichtigste Punkt auf meiner Agenda, seit ich vor vier Jahren zu Telenor gekommen bin, war, wie wir das Management von Steuer-Risiken im gesamten Konzern modernisieren, sowohl im Bereich Mobility allgemein als auch speziell bei Dienstreisen.

Liv Lundqvist, SVP and Head of Group Tax at Telenor

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Unkontrollierte Dienstreisen führten zu erheblichen Betriebsstätten- und Steuer-Compliance-Risiken

Telenor stand vor mehreren kritischen Herausforderungen im Umgang mit internationalen Dienstreisen:

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• Risiken einer steuerpflichtigen Präsenz: Die Art und Weise, wie Telenor Dienstreisen durchführte, brachte das Risiko mit sich, eine steuerpflichtige Präsenz oder sogar eine Betriebsstätte im Ausland zu begründen. „Mir wurde sehr bewusst, dass unsere Mitarbeitenden ohne ein strukturiertes Vorgehen den Schutz der 183-Tage-Regel in Doppelbesteuerungsabkommen verlieren könnten“, erklärte Liv Lundqvist.
• Manuelle Einzelfallbearbeitung: Die Compliance bei Dienstreisen wurde bei Telenor weder zentral noch strukturiert gesteuert. Während für Entsendungen klare Vorgaben bestanden, wurden kurzfristige Dienstreisen und nicht-standardisierte grenzüberschreitende Mobilität je Rechtseinheit unterschiedlich gehandhabt, alles manuell und oft unter Einbindung mehrerer externer Dienstleister.
• Uneinheitliche Dokumentationsprozesse: Es gab keinen zentralen Ansatz für die Beantragung von A1-Bescheinigungen oder Dokumentation gemäß der Entsenderichtlinie. HR-Teams in einigen Einheiten stellten A1-Anträge, sobald Dienstreisen bestimmte Tagesgrenzen überschritten, jedoch fehlte eine einheitliche Struktur.
• Sorge um die Fürsorgepflicht: Telenor wollte sicherstellen, dass reisende Mitarbeitende stets über alle erforderlichen Dokumente verfügen, im Einklang mit der stark ausgeprägten Fürsorgekultur des skandinavischen Headquarters. Annemarie Bunschoten-Schraven, Global Mobility Project Manager bei Telenor, erklärte: „Wir wollen nicht, dass Mitarbeitende in einem Land unterwegs sind, ohne das richtige Visum oder die passenden Sozialversicherungsnachweise.“

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🎉 LÖSUNG

Partnerschaft mit WorkFlex zur Automatisierung und Zentralisierung des Compliance-Managements

Nach einem umfassenden RFQ-Prozess entschied sich das Telenor-Team für WorkFlex. Diese Entscheidung wurde von mehreren zentralen Leistungsmerkmalen beeinflusst:

• Umfassende Risikoanalyse: Die globale Compliance-Engine von WorkFlex bewertet alle wesentlichen reiserelatierten Risiken, darunter Steuerpflicht, Arbeitsrecht, Visa, Anforderungen der Entsenderichtlinie und mehr, und liefert klare Handlungsempfehlungen.
• Nahtlose Systemintegration: WorkFlex integrierte sich reibungslos in Telenors bestehende Systeme, darunter das Reisetool Egencia und das HRIS Oracle. So konnte eine vollständige Compliance-Abdeckung gewährleistet werden, ohne bestehende Abläufe zu stören.

• Automatisierte Dokumentenerstellung: Die WorkFlex-Plattform übernimmt automatisch A1-Bescheinigungen, Certificate of Coverage und Entsendemeldungen und ersetzt damit den bislang manuellen, fallweisen Prozess, der häufig externe Dienstleister erforderte.
• Adaptive Implementierungsunterstützung: Die Geschwindigkeit und Flexibilität von WorkFlex waren entscheidend für die unternehmensweite Einführung. Das WorkFlex-Team überzeugte mit schnellen Anpassungen und kurzen Kommunikationswegen, was eine zügige Lösung aller Herausforderungen ermöglichte.

"Während des RFQ-Prozesses wurde mir sehr klar, dass wir einen modernen Anbieter brauchen, der uns auf dieser Transformationsreise unterstützen kann. Sie teilen unser Interesse daran sicherzustellen, dass das System bestimmte Aufgaben übernimmt und idealerweise manuellen Aufwand reduziert - sei es bei uns im Team oder bei unseren externen Beratern."

- Liv Lundqvist, Senior Vice President and Head of Group Tax

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🎯 VORTEILE

€1 Million Einsparungen durch die Reduzierung von Compliance-Risiken bei Dienstreisen

Telenor hat durch die Implementierung von WorkFlex bereits erhebliche Vorteile erzielt:

• Deutliche Risikominimierung: Angesichts des Umfangs an Dienstreisen und potenzieller Bußgelder führt die Lösung zu Einsparungen von rund €1 Million, allein durch die Reduzierung von Compliance-Risiken.
• Schnelle Implementierung in 3 Monaten: Telenor erfüllte sämtliche Anforderungen zu Datenschutz, technischer Integration und Mitarbeitendenkommunikation innerhalb von nur drei Monaten, was die hohe Effizienz des WorkFlex-Implementierungsprozesses unterstreicht.
• Höhere operative Effizienz: Anstatt Steuerberater für grundlegende Einzelfallprüfungen einzubinden, weiß Telenor heute, dass alle von WorkFlex verwalteten Dienstreisen über eine korrekte Risikobewertung verfügen und sowohl A1-Bescheinigungen als auch die Anforderungen aus der Entsenderichtlinie erfüllt sind. Die spezialisierten Steuerdienstleister können sich dadurch auf andere Aufgaben wie zum Beispiel Shadow Payroll konzentrieren.
• Gestärkte Global-Mobility-Funktion:Die zentral gesteuerte Dienstreisen-Compliance hat die Sichtbarkeit des Global-Mobility-Teams von Telenor als Kompetenzzentrum deutlich erhöht. Dadurch kann das Team sämtliche grenzüberschreitenden Mobilitätsprogramme modernisieren und Initiativen zur Talententwicklung besser unterstützen.

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Einer der Erfolgsfaktoren dafür, dass wir tatsächlich live gehen konnten, war, dass WorkFlex extrem flexibel und anpassungsfähig ist. Das Mindset des WorkFlex-Teams, ihr technisches Know-how und ihr klarer Tech-First-Ansatz haben uns enorm geholfen. Es gab nie ein ‘Nein’ als Antwort.

– Annemarie Bunschoten-Schraven, Global Mobility Project Manager

🔎 ÜBER EGYM

Ein globaler Fitness-Tech-Vorreiter mit einem international aufgestellten Team

EGYM bietet Fitness- und Gesundheitseinrichtungen vernetzte Geräte und digitale Produkte, die sich nahtlos in Lösungen von Drittanbietern integrieren. Außerdem bietet das Unternehmen abonnementbasierte Corporate-Fitness- und Wellnesslösungen.

• 850+ Mitarbeitende
• 60+ Nationalitäten

Wir sind ein internationales Unternehmen, und unsere Teams fragen häufig an, aus dem Ausland zu arbeiten – sei es, um Familie zu besuchen oder zu reisen. Die Nachfrage ist entsprechend hoch.
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— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Die Balance zwischen Mitarbeiterflexibilität und Compliance-Risiken

Bevor WorkFlex eingeführt wurde, erlaubte EGYM seinen Mitarbeitenden nicht, aus dem Ausland zu arbeiten. Die Nachfrage war jedoch da, Mitarbeitende aus über 60 Nationen fragten regelmäßig an, Zeit mit ihren Familien im Ausland zu verbringen oder Reisen mit Arbeit zu verbinden - doch die Risiken erschienen zu hoch:

• Unsicherheit bei der Compliance: Das HR-Team hatte nur begrenztes Wissen über Themen wie Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Datensicherheit und Betriebsstättenrisiken.
• Operative Herausforderungen: Mobilität ohne Automatisierung zu managen wäre komplex und ressourcenintensiv.
• Mangelnde Transparenz: Das HR-Team benötigte eine strukturierte Möglichkeit, um nachzuvollziehen, wer wann und wo im Ausland arbeitet.

“Globale Mobilität in großem Maßstab ist komplex und ressourcenintensiv. Wir brauchten eine umfassende, automatisierte Lösung, die uns compliant hält und gleichzeitig Mitarbeiterflexibilität unterstützt.”

— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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🎉 LÖSUNG

Eine automatisierte Compliance-Plattform für das Arbeiten aus dem Ausland

EGYM führte sein Programm zum Arbeiten aus dem Ausland gemeinsam mit WorkFlex ein, um von Beginn an Compliance sicherzustellen.

• Compliance-Logik: Automatisierte, länderspezifische Risikobewertungen.
• Automatisierte Workflows: A1/CoC, Auslandsreiseversicherung, Datenerhebung und andere Dokumentenerstellungen plus Anfrage-/Genehmigungsprozesse.
• Systemintegration: Lässt sich nahtlos in bestehende People-Management-Prozesse einfügen.
• Zentrale Nachverfolgung: Transparenz darüber, wer wann und wo im Ausland arbeitet.
• Expertenunterstützung: Schnelle, verlässliche Antworten zu Compliance-Fragen und Sonderfällen durch das WorkFlex-Team.

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“Eine der wertvollsten Funktionen ist die Risikobewertung. In einem dynamischen globalen Umfeld ist eine schnelle, länderspezifische Einschätzung entscheidend.
Die Expertenunterstützung ist unglaublich hilfreich, wir erhalten durchgehend schnelle Rückmeldungen zu Compliance-Themen und Sonderfällen.”

— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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🎯 VORTEILE

Compliance-konforme Flexibilität, zufriedene Mitarbeitende und reibungslosere HR-Prozesse

Seit der Einführung von WorkFlex hat EGYM positive Auswirkungen sowohl bei den Mitarbeitenden als auch im HR-Team festgestellt. Das Programm hat nicht nur neue Möglichkeiten für Mitarbeitende eröffnet, sondern auch die Arbeit des People-Teams deutlich vereinfacht. Hier sind die wichtigsten Veränderungen:

• Klare Richtlinien: Ein einfaches, globales Framework für das Arbeiten aus dem Ausland mit bis zu 20 Tagen pro Jahr.
• Positives Mitarbeiter-Feedback: Teammitglieder schätzen es, ihre Familien im Ausland besuchen oder Reisen verlängern zu können, ohne zusätzlichen Urlaub zu nehmen.
• Effizienz: Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand für Manager und HR.
• Sicherheit in der Compliance: Integrierte Risikobewertungen und Expertenunterstützung helfen dem Team, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Kandidaten fragen im Recruiting häufig nach der Möglichkeit, aus dem Ausland zu arbeiten - ein echter Wettbewerbsvorteil.

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“WorkFlex bietet uns eine zentrale, automatisierte Plattform für flexibles Arbeiten aus dem Ausland und die Expertenunterstützung, um stets compliant zu bleiben.”

— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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Schlusswort

Für uns ist WorkFlex eine unschätzbar wertvolle Investition. Die Plattform vereinfacht Anfragen für das Arbeiten aus dem Ausland, bietet schnelle Expertenunterstützung und hilft uns, stets compliant zu bleiben – während sie gleichzeitig einen Benefit bietet, den Kandidat:innen im Recruiting wirklich schätzen.

— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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🔍 ÜBER URBAN SPORTS CLUB

Europas führende Wellbeing-Plattform erfüllt die Anforderungen einer globalen Belegschaft

Urban Sports Club ist Europas größte und flexibelste Sportplattform und bietet Zugang zu über 50 verschiedenen Aktivitäten, von Schwimmen und Boxen bis hin zu Pilates und Bouldern. Das Unternehmen ist in acht europäischen Märkten aktiv, darunter Deutschland, Schweiz, Österreich, Niederlande, Iberien, Frankreich und Belgien, und bringt Wohlbefinden sowohl zu B2C-Nutzern als auch zu Unternehmenskunden.

Mit einer international vielfältigen Belegschaft erhielt Urban Sports Club zunehmend Anfragen von Mitarbeitenden, die Arbeit mit Familienbesuchen im Ausland verbinden wollten. Chief People Officer Sandra Strauss erklärt: „Wir bekommen viele Anfragen. Können wir nicht Zeit mit unseren Familien verbringen und das mit der Arbeit kombinieren?“

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Compliance-Komplexität managen und gleichzeitig Geschäftsentwicklung und Mitarbeiterflexibilität unterstützen

• Hoher manueller Verwaltungsaufwand: Das HR-Team bearbeitete A1-Bescheinigungen manuell für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aus Deutschland zu Geschäftsreisen und Workations aufbrachen. „Das war ein sehr manueller Prozess. Hohe Arbeitslast, zeitaufwendig“, so Strauss. Bei spontanen Reisen führte dies zu erheblichen Verzögerungen.‍
• Geografische Einschränkungen: Obwohl es Mitarbeitende mit Familien weltweit gab, beschränkte das Unternehmen Work-from-anywhere-Reisen ausschließlich auf Europa. „Wir haben viele Anfragen von außerhalb Europas erhalten und mussten sie immer ablehnen. Das hat die Leute natürlich sehr unglücklich gemacht. Und es wirkte unfair“, erinnert sich Strauss, insbesondere für Mitarbeitende mit Visumspflicht.‍
• Unsicherheit bei der Compliance: Das Team war unsicher im Hinblick auf rechtliche Vorgaben, Sozialversicherung und Betriebsstättenrisiken. „Es gibt viele Unklarheiten rund um Gesetze, Sozialversicherung und Betriebsstätten. Wie können wir das compliant umsetzen?“ erklärt Strauss. Bestehende Lösungen deckten nur in Deutschland ansässige Mitarbeitende ab, nicht aber die internationale Belegschaft.‍
• Mangelndes Tracking: Ohne entsprechende Systeme beantragten viele Mitarbeitende keine erforderlichen Bescheinigungen für Geschäftsreisen. Das HR-Team hatte dadurch nur sehr eingeschränkte Transparenz über die tatsächlichen Reiseströme.

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🎉 LÖSUNG

WorkFlex bietet umfassendes globales Compliance-Management

Nach einer Marktanalyse und Gesprächen mit anderen Berliner Scale-ups entdeckte Urban Sports Club WorkFlex - eine Lösung, die ihre internationalen Anforderungen abdeckte:

• Globale Abdeckung von Tag eins an: Anders als andere Anbieter, die nur für in Deutschland ansässige Mitarbeitende funktionierten, bot WorkFlex „die globale Lösung, die wir brauchten“ und ermöglichte weltweite Workations für Mitarbeitende in allen internationalen Märkten, in denen USC tätig ist. Genau diese Flexibilität hatten sich die Teams schon lange gewünscht. Über Workations hinaus unterstützt die globale Reichweite der WorkFlex-Lösung auch Geschäftsreisen in die unterschiedlichsten Länder - mit Compliance-Sicherheit, unabhängig von Herkunft oder Zielort.
• Nahtlose API-Integration: Die Plattform verbindet sich direkt mit dem HRIS und dem Reisesystem von Urban Sports Club. „Es gibt eine API zu unserem HRIS, was wirklich sehr wichtig war. Und es gibt auch eine API zu unserem Reisetool Egencia“, erklärt Strauss.‍
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Die intuitive Plattform erleichterte die Einführung erheblich. „Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich, dadurch wirkte alles sehr reibungslos und einfach.“‍
• Vollständige Compliance-Abdeckung: WorkFlex deckt alle Aspekte ab - von A1-Bescheinigungen bis zu Visa-Guidelines -und bietet damit genau die Sicherheit, die das HR-Team benötigte.

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"Als wir WorkFlex zum ersten Mal gesehen haben und verstanden haben, dass es wirklich die globale Lösung bietet, die wir brauchten, waren wir sofort überzeugt."
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– Sandra Strauss, Chief People Officer at Urban Sports Club

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🎯 VORTEILE

Mehr Mitarbeiterzufriedenheit und höhere Effizienz

Die Einführung von WorkFlex hat Urban Sports Club deutliche Vorteile gebracht:

• Mitarbeiterzufriedenheit: Als bei einem All-Hands-Meeting globale Workations angekündigt wurden, war die Reaktion sofort spürbar: „Wir haben lauter Emoji-Herzen bekommen … für eine Minute lang. Überall nur Herzen, weil alle so glücklich waren. Plötzlich schien es, als gäbe es keine Grenzen mehr.“‍
• Skalierbarkeit: In den letzten 12 Monaten hat Urban Sports Club fast 900 Geschäftsreisen und Workations abgewickelt – ein Volumen, das mit manuellen Prozessen unmöglich gewesen wäre.‍
• Weniger Compliance-Sorgen: „Wir denken nicht mehr ständig über Compliance nach, weil wir uns mit dem System sicher fühlen, sowohl bei Geschäftsreisen als auch bei Workations“, sagt Strauss. Der automatisierte Prozess bedeutet: „Wir müssen uns einfach nicht mehr darum kümmern.“‍
• Wichtiger Beitrag zur Mitarbeiterbindung: Die Workation-Policy ist zu einem der wichtigsten Benefits im Unternehmen geworden. „Das ist definitiv etwas, das Leute bei uns hält, weil es ein Benefit ist, den nicht jedes Unternehmen seiner Belegschaft bietet.“‍
• Enorme Zeitersparnis: „Das HR-Team wurde von einem großen Teil seiner Arbeitslast entlastet, was großartig ist.“ Die manuelle Arbeit, die früher für fast 1.000 Reisen nötig war, wurde komplett eliminiert.

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„In den letzten 12 Monaten hatten wir fast 900 Geschäftsreisen und Workations. Wenn man über den manuellen Aufwand nachdenkt, der für fast tausend Reisen nötig wäre, erkennt man sofort, wie viel Arbeit eingespart wurde. Es hat sich absolut gelohnt. Machen Sie es einfach.“

– Sandra Strauss, Chief People Officer at Urban Sports Club

🔎 ÜBER PANTHEON

Strukturierte Flexibilität in einer Arbeitswelt nach der Pandemie

Während der Pandemie erzielte Pantheon, eine führende Investmentfirma im Bereich Private Markets, über zwei Jahre mit überwiegend remote Arbeit herausragende Geschäftsergebnisse. Dies zeigte, dass außergewöhnliche Leistungen auch in einem rein remote Setup möglich sind. Dieser Erfolg verdeutlichte das Potenzial flexibler Arbeitsmodelle. Nach COVID wollte Pantheon seinen Ansatz für hybrides Arbeiten und internationale Remote-Arbeit weiter formalisiert ausbauen. Mit Hauptsitz im Vereinigten Königreich und einer starken Präsenz in den USA und Asien suchte das Unternehmen eine Lösung, die mit seiner hybriden Arbeitsphilosophie übereinstimmt und gleichzeitig die Komplexität internationaler Remote-Arbeit adressiert.

🔥 HERAUSFORDERUNGEN

Mitarbeiterflexibilität mit regulatorischer Compliance in Einklang bringen

Pantheon stand bei der Einführung seines Programms „Arbeiten aus dem Ausland“ vor mehreren Herausforderungen:

• Anpassung nach der Pandemie: Viele Mitarbeitende hatten bereits während COVID aus dem Ausland gearbeitet. Die Nachfrage nach internationaler Arbeitsflexibilität stieg weiter, insbesondere für Familienbesuche und längere Aufenthalte an Urlaubszielen.
• Regulatorische Komplexität: Das Unternehmen musste Risiken wie die Gefahr einer permanenten Betriebsstätte, Gehaltsabrechnungsrisiken, steuerliche Implikationen und die Einhaltung von Vorschriften in mehreren Jurisdiktionen managen.
• Kosten für rechtliche Beratung: Es stellte sich heraus, dass es finanziell nicht tragbar war, für jede einzelne Anfrage bezüglich „Arbeiten aus dem Ausland“ individuelle rechtliche, steuerliche und compliance-technische Beratung zu erhalten.

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🎉 LÖSUNG

WorkFlex als Grundlage für das temporäre Arbeiten aus dem Ausland

Pantheon entschied sich, WorkFlex als zentrale Lösung für das Programm "Temporäres Arbeiten aus dem Ausland" einzuführen, aufgrund der folgenden Vorteile:

• Umfassende Risikoanalyse: Die intuitiven Risikoberichte ermöglichen es, potenzielle Probleme in verschiedenen Jurisdiktionen schnell zu erkennen und zu bewerten.
• Kosten-effizientes Compliance-Management: WorkFlex bietet eine skalierbare Lösung zur Verwaltung der Compliance für internationale Arbeitsmodelle, ohne dass für jede Anfrage eine individuelle rechtliche Beratung erforderlich ist.
• Optimierte Prozesse: Durch die Integration von Single Sign-On und einer benutzerfreundlichen Plattform konnte Pantheon einen effizienten Genehmigungsworkflow zwischen Mitarbeitenden, Managern und der HR-Abteilung etablieren.

Die Berichte zur Risikobewertung, die wir aus dem System erhalten, sind sehr benutzerfreundlich und klar strukturiert. Sie helfen uns, Risikofaktoren schnell zu identifizieren und erleichtern uns die Arbeit im HR-Bereich erheblich.
James Conradi, Head of HR, EMEA & APAC bei Pantheon Ventures

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🎯 ERGEBNISSE

Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit und gesteigerte Effizienz

Die Einführung von WorkFlex brachte Pantheon erhebliche Vorteile:

• Bessere Work-Life-Balance: Mitarbeitende können ihre Aufenthalte in Urlaubszielen verlängern oder mehr Zeit mit der Familie im Ausland verbringen, während sie ihre beruflichen Verpflichtungen weiterhin erfüllen.
• Stärkung der Employee Value Proposition (EVP): Das Programm hat Pantheons EVP im Bereich hybrides Arbeiten wertvoll ergänzt – besonders in einer Branche, die traditionell höhere Anforderungen an Büropräsenz stellt.
• Risikominderung: Die Plattform bietet durch umfassende Risikoanalysen und Versicherungsschutz ein hohes Maß an Sicherheit.

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WorkFlex hat vergleichsweise niedrige Kosten, aber einen erheblichen Einfluss. In Bezug auf Engagement und Mitarbeitendenbindung ist die Möglichkeit, aus dem Ausland zu arbeiten, zusammen mit unserem etablierten hybriden Arbeitsmodell ein echter Vorteil. Es hat bei Pantheon einen großen Unterschied gemacht.
James Conradi, Head of HR, EMEA & APAC at Pantheon Ventures

🔎 ÜBER LONDON & PARTNERS

Effektives Compliance- und Prozessmanagement für die erfolgreiche Umsetzung einer Work-from-anywhere-Richtlinie

2022 führte London & Partners, eine Wachstumsagentur aus London, eine Richtlinie ein, die es Mitarbeitenden ermöglicht, vorübergehend von überall aus zu arbeiten – auch bekannt als „Workations“. Diese Initiative entstand, während der Covid-Pandemie, als viele internationale Mitarbeitende den Wunsch äußerten, mehr Zeit mit ihren Familien im Ausland zu verbringen, während sie weiterhin arbeiten konnten. Um diese neue Arbeitsweise zu unterstützen und die Einhaltung von Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften sicherzustellen, suchte London & Partners nach einer Lösung, die diese Prozesse effizienter gestaltet. WorkFlex erwies sich als die ideale Lösung.

🔥 HERAUSFORDERUNG

Compliance-Herausforderungen und der Bedarf an einer klaren Richtlinie

Mit der steigenden Nachfrage nach Workations stand London & Partners vor mehreren Herausforderungen:

• Fehlende Work-from-anywhere-Richtlinie: Der Anstieg der Anfragen für mobiles Arbeiten im Ausland verdeutlichte die Notwendigkeit einer offiziellen Richtlinie, um unzulässige Reisen, sogenannte ‚Hush-Trips‘, zu verhindern – Fälle, in denen Mitarbeitende ohne Genehmigung vorübergehend aus dem Ausland arbeiten. Solche inoffiziellen Reisen können erhebliche Compliance-Risiken und betriebliche Schwierigkeiten verursachen.
• Mangelnde Transparenz für Führungskräfte: Es war entscheidend, dass Führungskräfte jederzeit über den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeitenden informiert sind, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
• Komplexe Compliance-Anforderungen: London & Partners benötigte eine Lösung, die die komplexen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Risiken im Zusammenhang mit der Arbeit in verschiedenen Ländern effektiv bewältigt.

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🎉 LÖSUNG

WorkFlex: Effizientes und sicheres Management von Workations

Um die Herausforderungen unkontrollierter Compliance und mangelnder Transparenz bei den Auslandsaufenthalten der Mitarbeitenden zu meistern, führte London & Partners WorkFlex zur effektiven Verwaltung von Workations ein.

London & Partners entschied sich für WorkFlex aufgrund folgender Vorteile:

• Detaillierte Risikobewertungen: Die Plattform bietet detaillierte Risikobewertungen für Reiseziele weltweit und stellt die Einhaltung sowohl lokaler als auch internationaler Vorschriften sicher.
• Benutzerfreundlichkeit: Das intuitive Dashboard ermöglicht eine einfache Bedienung für sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte.
• Effiziente Richtlinienverwaltung: WorkFlex vereinfacht die Verwaltung der Unternehmensrichtlinie für Workations und sorgt für Transparenz darüber, von wo die Mitarbeitenden arbeiten

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🎯 VORTEILE

Höhere Zufriedenheit, mehr Eigenverantwortung und gesteigerte Attraktivität für Talente

Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, fand bei den Mitarbeitenden von London & Partners großen Anklang.

Das Feedback zur Work-from-Aanywhere-Richtlinie war durchweg positiv. Unsere Mitarbeitenden haben das Gefühl, dass wir wirklich flexible Arbeitsbedingungen bieten. Es wird von allen sehr geschätzt. Auch unser CEO nutzt WorkFlex , was großartig ist! Wir fördern es, weil wir wirklich glauben, dass es nicht nur die Work-Life-Balance verbessert, sondern auch Stress reduziert.

– Linda Adams-Avornyo, HR Business Partner bei London & Partners

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Die flexible Arbeitsplatzgestaltung hat folgende positive Auswirkungen:

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitende berichten von höherer Zufriedenheit und einer besseren Work-Life-Balance.
• Gestärktes Vertrauen und mehr Eigenverantwortung: Flexible Arbeitsmöglichkeiten fördern das gegenseitige Vertrauen und die Eigenverantwortung – beides entscheidende Faktoren für das Engagement der Mitarbeitende
• Attraktivität für Top-Talente: Bewerberinnen und Bewerber geben häufig an, dass das WorkFlex-Programm ein ausschlaggebender Grund für ihre Entscheidung war, sich zu bewerben.

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Wenn wir Kandidaten fragen, was sie an London & Partners gereizt hat, sagen sie: ‚Ihre Benefits! Insbesondere die Nutzung von WorkFlex. Das spricht sich herum!
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– Linda Adams-Avornyo, HR Business Partner at London & Partners

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Die Einführung von WorkFlex bei London & Partners hat sich als großer Erfolg erwiesen. Die Plattform ermöglicht nicht nur ein effizientes Management von Workations, sondern minimiert auch Compliance-Risiken. Dadurch können Mitarbeitende und Führungskräfte mit einem Gefühl der Sicherheit und Zuversicht arbeiten.

Über forto

forto ist ein Unternehmen, das sich auf digitale Lieferketten spezialisiert hat. Die Technologien der forto-Plattform decken den gesamten Prozessablauf ab, von Angebot, Buchung, Dokumentenverwaltung, Tracking und Tracing bis hin zu proaktiver Ausnahmenbearbeitung und Analyse. forto hat global um die 800 Mitarbeitende mit 62 Nationalitäten. Deutsch, Chinesisch, Indisch sind die meisten. Mit dem Hauptsitz in Berlin, beschäftigt das Unternehmen derzeit über Mitarbeitende an 17 Standorten in Europa und Asien, mit Büros in Mailand, Ho-Chi-Minh-Stadt, Singapur, Hongkong und Shanghai.  

Seit Corona bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, flexibel von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten – auch temporär im Ausland.  

forto’s „Remote Work“ Richtlinie:  

forto legt Wert darauf, dass Remote Work und Urlaub getrennte Konzepte sind, weswegen Forto anstatt des Begriffs Workations „Remote work“ oder sogar – passend zum Tool - „Workflexing“ benutzt.  

forto erlaubt „workflexing“ derzeit 20 Arbeitstage pro Kalenderjahr in Ländern, die von Berlin aus gesehen maximum plus minus vier Stunden Zeitunterschied haben, damit die Leute trotzdem halbwegs in der regulären Arbeitszeit anwesend sind. Wenn das Heimatland jetzt dann doch ein bisschen weiter weg als diese vier Stunden ist, dann gibt es auch in Absprache mit dem Manager Ausnahmen. Alle Mitarbeitenden, die in den europäischen Ländern angestellt sind, können WorkFlex nutzen - also auch Praktikanten und Werkstudenten.  

🔥 Challenge

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Seit der Pandemie hat forto mobiles Arbeiten im Ausland angeboten, damit ihre Mitarbeitenden sicher von ihren Heimatländern arbeiten können - aber nur innerhalb der Europäischen Union. Mitarbeitende, aus anderen Ländern, fühlten sich zurecht ungerecht behandelt, was forto bewegt hat sich nach einer externen Lösung umzusehen. Denn es war klar, dass dieser Benefit nicht mehr wegzudenken ist. Erstens, forto hat gesehen, wie hoch die Nachfrage war. Mitarbeitende haben Remote Work Abroad aktiv bei HR nachgefragt und auch immer mal wieder angestoßen. Zweitens, forto hat den hohen Stellenwert gesehen. Mitarbeitende haben ihnen aktiv für die Möglichkeit gedankt, dass sie von ihren Familien arbeiten konnten. Und drittens, weil es einfach funktioniert. Die Mitarbeiter haben von dort gute Arbeit gemacht und haben sich wohl gefühlt.  

Um aber auch Remote Work außerhalb der Europäischen Union anzubieten und dabei die Compliance und rechtlichen Aspekte im Auge zu behalten, war forto auf externe Hilfe angewiesen. Vor der Einführung von WorkFlex hatten sie Schwierigkeiten, klare Antworten auf Fragen zu finden, wie beispielsweise Steuern, Versicherungen und arbeitsrechtliche Bestimmungen im Zusammenhang mit Remote Work außerhalb der EU.  

• Wer zahlt wo Steuern?
• Wie ist das mit der Versicherung?  
• Wie lange darf der Mitarbeiter im Ausland sein?  
• Gilt das Arbeitsrecht jetzt aus Deutschland oder aus einem anderen Land?  
• Wer haftet dann falls doch mal was schiefgehen sollte?  

All diese Fragen konnten durch die WorkFlex Software und das „No-Risk“ Konzept beantwortet werden

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💡Lösung

Im Juni 2023 implementierte forto WorkFlex, um Mitarbeitenden auch außerhalb der EU die Möglichkeit zu geben, von ihrem Heimatland aus zu arbeiten. WorkFlex ermöglichte es dem Unternehmen, klare Richtlinien für Remote Work festzulegen, Compliance zu gewährleisten und den Mitarbeitenden einen strukturierten Prozess für kurzfristige Arbeitsaufenthalte im Ausland anzubieten. Die Einführung erfolgte nach einer gründlichen Evaluierung verschiedener Anbieter, wobei WorkFlex als einziges überzeugte aufgrund des kompletten Pakets:  

Neben klaren Einschätzungen zu den Compliance-Risiken für jeden individuellen Antrag, bot WorkFlex

1. Haftung: Im Falle von Komplikationen, übernahm WorkFlex die finanzielle Haftung sowie professionelle Unterstützung bei Behördengängen. Dies verlieh forto die Gewissheit, Mitarbeitende problemlos weltweit entsenden zu können, ohne sich um rechtliche Stolpersteine sorgen zu müssen.

2. Automatische Ausstellung von A1-Bescheinigungen: WorkFlex übernahm alle komplexen Compliance-Aufgaben wie die Erstellung von A1-Bescheinigungen oder CoC.  

3. Auslandskrankenversicherung: WorkFlex sichert automatisch für jeden Mitarbeitenden eine Reisekrankenversicherung von der "Hallesche Krankenversicherung", die unbegrenzten medizinischen Schutz, inklusive Covid-19-Deckung und Rücktransport aus sämtlichen Ländern sichert. Das Team übernimmt Antragstellung, Kommunikation und Management der Versicherung während des gesamten Reisezeitraums.  

4. 24/7 Hotline bei WorkFlex: WorkFlex bietet eine rund um die Uhr verfügbare Hotline für alle Anliegen, wie Unfälle, Fragen, Compliance Probleme, was forto als großen Vorteil gesehen hat.  

5. Nutzerfreundliche Software: Ohne WorkFlex hatte forto keinen Überblick, wo alle Mitarbeitenden gerade sind, was katastrophale Konsequenzen haben kann. Nun kann forto auf einen Klick im Interface sehen, wo jeder Mitarbeitende ist, wie viele Tage diese schon im Ausland gearbeitet haben, und vieles mehr.  

6. Beste Betreuung: forto‘s eigens zugeteilte Customer Success Managerin antwortet wahnsinnig schnell und hat forto super mit dem Tool vertraut gemacht. Bei der Townhall hat die Customer Success Managerin auch die Plattform gezeigt, was für alle Mitarbeitenden sehr hilfreich war.  

7. Prüfung für alle Zielländer – und Nationalitäten: WorkFlex bildet alle Länder und Nationalitäten Kombinationen ab. So konnte forto WorkFlex auch ohne Probleme in ihren Niederlassungen in z.B. Spanien implementieren und auch hier z.B. den Südamerikanern Arbeiten in deren Heimatländern anbieten.

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

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Der Erfolg der Einführung von WorkFlex bei forto zeigt sich in

• Zeit- und Ressourcenersparnis:  Die Nutzung von WorkFlex erwies sich als einfach und effizient, sowohl für die Mitarbeiter als auch für das HR-Team. Die Compliance-bezogenen Herausforderungen wurden durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex erfolgreich bewältigt.  
• Entlastung des HR-Teams: Vorher war nicht einmal wirklich die Zeit, um A1 Bescheinigungen auszustellen. Jetzt braucht das People Ops Team nicht mehr als eine Minute per Request, da die gesamte Arbeit an WorkFlex outgesourced wurde.
• Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit:  Die Einführung von WorkFlex wurde von den Mitarbeitern positiv aufgenommen. Durch die klaren Richtlinien und die Möglichkeit, bis zu 20 Arbeitstage pro Kalenderjahr im Ausland zu arbeiten, konnte forto die Bedürfnisse seiner globalen Belegschaft besser erfüllen. Die Mitarbeiter schätzten die Flexibilität und die Verbindung von Arbeit und Reisen, insbesondere wenn es darum ging, ihre Familien im Heimatland zu besuchen.
• Erfolg bei der Rekrutierung: forto erlebte einen verringerten administrativen Aufwand und eine positive Resonanz sowohl im Unternehmen als auch während des Einstellungsprozesses, wobei Remote Work – abroad - als entscheidendes Kriterium für potenzielle Mitarbeiter herausgestellt wurde.

"Auf einer Skala von eins bis fünf- mit fünf am wichtigsten - würde ich Remote Work Abroad definitiv bei fünf einordnen, weil Mitarbeiter danach gefragt haben und auch im Vorstellungsprozess aktiv danach gefragt wird und scheinbar sogar die Entscheidung getroffen wird, ob Remote Work abroad angeboten wird. Seit der Pandemie hat sich das einfach geändert, die Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland ist groß und wird es auch in Zukunft weiter sein.“
Carolin Braband, Team Lead People Operations bei forto
Remote work bei Forto:
Das forto Team hat bereits aus 45 verschiedenen Zielländern 3669 Tage (= mehr als 10 Jahre) gearbeitet. Mehr als jeder fünfte Antrag betraf Inder, die von Indien aus zurückkehren und arbeiten wollten.

Insgesamt hat die Einführung von WorkFlex bei forto zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit, einem geringeren administrativen Aufwand und einer gesteigerten Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter geführt. Die Einführung von WorkFlex führte zu einer hybriden Arbeitskultur bei forto, bei der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, flexibel zwischen Homeoffice und Büro zu wählen. Dieses hybride Modell wird positiv aufgenommen und soll im kommenden Jahr weiterentwickelt werden, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

forto ist überzeugt, dass hybride Arbeitsmodelle und die Möglichkeit von Remote Work die Zukunft der Arbeit gestalten werden.

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Über AutoScout24

AutoScout24 ist bekannt als Online-Plattform für den Kauf und Verkauf von neuen und gebrauchten Autos. Obwohl die Plattform ursprünglich auf den deutschen Markt ausgerichtet war, hat AutoScout24 seine Präsenz international erweitert. Diese globale Ausrichtung spiegelt sich auch in der Vielfalt seiner Belegschaft wider, die gerne auch von ihren Heimatländern Homeoffice machen wollten. Aus diesem Grund ermöglicht AutoScout24 seinen Mitarbeitenden seit der Pandemie das weltweite Arbeiten – das sogenannte"Working from Anywhere". Dabei stieß AutoScout24 allerdings auf viele Herausforderungen, besonders im Hinblick auf Compliance

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🔥 Herausforderung

Vor der Einführung von WorkFlex im September wurde das Arbeiten von überall aus während der Pandemie informell intern abgewickelt. Die Herausforderung bestand darin, eine strukturierte Lösung zu finden, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter weltweit entsprach und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherstellte. Denn noch kämpfte AutoScout24 mit:

• Unstrukturierter Ansatz: AutoScout24 wollte das Arbeiten von überall strukturierter gestalten, insbesondere nachdem informelles Arbeiten von überall aus während der Pandemie die Norm war. WorkFlex bot eine Lösung, um diese Flexibilität auf organisierte Weise zu ermöglichen.
• Mangelndes internes Know-how: AutoScout24 versuchte zunächst, flexibles Arbeiten von überall intern zu organisieren. Das Unternehmen erkannte jedoch, dass dies ein erheblicher Aufwand war und dass die internen Mitarbeiter nicht über das erforderliche Fachwissen verfügten. Die Entscheidung für WorkFlex wurde getroffen, um diese Herausforderungen zu bewältigen und externe Unterstützung zu erhalten.
• Vielfältige Mitarbeiterbedürfnisse: AutoScout24 beschäftigt Mitarbeiter aus 55 verschiedenen Nationalitäten. Viele Mitarbeiter hatten den Wunsch, in ihre Heimatländer zurückzukehren und von dort aus zu arbeiten. WorkFlex ermöglichte es, diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Im September führte AutoScout24 WorkFlex ein, um globales mobiles Arbeiten effizienter zu gestalten.

💡 Lösung

Nach einer sorgfältigen Auswahl von Anbietern entschied sich das Unternehmen aus den folgenden Gründen für WorkFlex:

• Fortgeschrittener  Status: AutoScout24 betonte, dass WorkFlex, obwohl es noch als Start-Up gilt, im Vergleich zu anderen Anbietern in dem Bereich deutlich weiter entwickelt war. Die Plattform war in der Lage, umfassende Dienstleistungen anzubieten, die den globalen Anforderungen von AutoScout24 gerecht wurden.
• Weltweite Abdeckung: WorkFlex bot AutoScout24 die Möglichkeit, nicht nur europäische, sondern weltweite Workations anzubieten – für alle Nationalitäten und alle Niederlassungen. Dies war AutoScout24 aufgrund ihrer diversen Belegschaft besonders wichtig. Die Integration der Niederlande war ebenso erfolgreich wie die Berücksichtigung von Mitarbeitern mit 55 verschiedenen Nationalitäten.
• Eliminierung von Compliance-Risiken: AutoScout24 hat erkannt, dass internationale Workations mit erheblichen Risiken im Bereich Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht verbunden ist. Die Entscheidung für WorkFlex wurde getroffen, um diese Risiken zu minimieren und externes Fachwissen in Anspruch zu nehmen. Besonders das No-Risk Konzept, dass WorkFlex Haftung übernimmt, überzeugte AutoScout24. Die im Preis enthaltene Reisekrankenversicherung war ein weiterer wichtiger Faktor, der für WorkFlex ausschlaggebend war. ‍
• Gute Kommunikation und Support: AutoScout24 lobte die gute Zusammenarbeit mit WorkFlex, die schnelle Reaktion auf Fragen und den 24/7 Support, auch bei den nur selten auftretenden Problemen.
• ‍Einfache Integration und Anwendungsfreundlichkeit: Die Zusammenarbeit mit WorkFlex wurde als unkompliziert und benutzerfreundlich beschrieben. Sowohl die Vorbereitung als auch die fortlaufende Betreuung wurden positiv hervorgehoben.
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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

AutoScout24 hat seine "Working from Anywhere" Unternehmensrichtlinie entwickelt, welche besagt, dass Mitarbeitende bis zu 10 Arbeitstage weltweit arbeiten können.

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Der Erfolg der Implementierung von WorkFlex bei AutoScout24 wurde ersichtlich an:

1. Weltweite Zielländer: Durch die Einführung von WorkFlex können Mitarbeiter weltweit arbeiten. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, in ihre Heimatländer zurückzukehren und von dort aus zu arbeiten. Die Herausforderung der rechtlichen Komplexität wurde durch WorkFlex bewältigt. Seit September haben AutoScout24 Mitarbeitende bereits aus 20 verschiedenen Ländern weltweit gearbeitet. 57% der Trips ging in Nicht-EU Länder. Die Top Zielländer waren nicht die typischen Urlaubsländer, sondern -passend zur diversen Belegschaft – Indien, USA, Türkei, Griechenland und Südafrika.

2. Strukturierter Rahmen: Vor der Einführung von WorkFlex wurde das Arbeiten von überall aus aufgrund der Pandemie eher informell abgewickelt. Nachdem entschieden wurde, einen strukturierteren Ansatz zu verfolgen, wurde WorkFlex als Lösung eingeführt.

3. Mehr Flexibilität für Mitarbeiter: WorkFlex ermöglicht es den Mitarbeitern, bis zu zehn Arbeitstage im Ausland zu arbeiten. Dies ist besonders relevant fürMitarbeiter mit 55 verschiedenen Nationalitäten bei AutoScout24, die oft in ihre Heimatländer zurückkehren möchten.

4. Wohlbefinden der Mitarbeiter und Work-Life-Balance: Die Workations-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer, die ihre Auslandsaufenthalte verlängern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die Flexibilität, die Workations bot, trug zu einer gesünderen Work-Life-Balance bei.

5. Entlastung der Personalabteilung: Die Expertise und Unterstützung vonWorkFlex haben den internen Aufwand immens reduziert, insbesondere imZusammenhang mit Formularen, Genehmigungen und Anfragen für nichteuropäischeAuslandsaufenthalte. WorkFlex automatisiert viele dieser Prozesse bzw. übernimmt die Ausstellung aller relevanten Dokumente wie A1-Bescheinigungen, CoC, Reiseversicherung

6. Kosteneinsparungen: AutoScout24 spart durch die Nutzung vonWorkFlex in mehreren Bereichen Kosten ein:

• Externe Beratungskosten: Vor der Einführung von WorkFlex hat AutoScout24 oft externe teure Beratungsfirmen fürFragen im Zusammenhang mit Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht und anderen rechtlichen Aspekten beauftragt. Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex können diese Kosten reduziert werden, da die Plattform spezialisierte Expertise bietet. Vor der Implementierung von WorkFlex beauftragte AutoScout24 häufig externe teure Beratungsfirmen für Fragen im Zusammenhang mit Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht und anderen rechtlichen Aspekten. Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex können diese Kosten reduziert werden, da die Plattform spezialisiertes Fachwissen bietet.
• Formularkosten: Die Nutzung von WorkFlex eliminiert die Notwendigkeit, aufwendige Formulare fürinternationale Einsätze manuell zu erstellen und zu verwalten. Dies spart nicht nur Papier- und Druckkosten, sondern auch die Zeit, die Mitarbeiter für das Ausfüllen dieser Dokumente benötigen.
• Zeit- und Kostenersparnis für HR und Mitarbeiter: Die Mitarbeiter von AutoScout24 benötigen weniger Zeit, um Genehmigungen für internationale Einsätze zu erhalten, da der Prozess durch WorkFlex rationalisiert wird. Dies führt zu einer insgesamt effizienteren Nutzung der Arbeitszeit.

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"Die Zusammenarbeit mit WorkFlex ist äußerst positiv. Die Vorbereitung, der Support und die Benutzerfreundlichkeit des Tools sind hervorragend. Die Flexibilität von WorkFlex, alle Länder einzubeziehen und der kontinuierliche Support trugen wesentlich zum Erfolg bei. Die Automatisierung von Prozessen, wie z.B. dem Bewerbungsprozess und der Kommunikation mit den Mitarbeitern, führte zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für AutoScout24"

Katrin Paetzold - Senior HRBP bei AutoScout24

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Die Fallstudie verdeutlicht den Erfolg von AutoScout24 durch die Integration von WorkFlex. Insgesamt hat WorkFlex dazu beigetragen, die internen Prozesse zu streamlinen, die Flexibilität der Mitarbeiter zu erhöhen und die Kosten für mobiles Arbeiten im Ausland per Trip zu reduzieren.

Über idealo

idealo, eine führende Online-Plattform für Preisvergleiche, stand vor der Herausforderung, ihre Richtlinie für „Workations“ oder mobiles Arbeiten im Ausland, zu verwalten und zu optimieren. Vor August 2022 ermöglichte idealo seinen 1050 Mitarbeitenden aus 60 verschiedenen Nationen, von jedem Standort aus zu arbeiten, verfügte jedoch nicht über ein strukturiertes Tool zur Verwaltung von Anfragen, was zu administrativen Herausforderungen und potenziellen Compliance-Risiken führte.

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🔥 Herausforderung

Da die Nachfrage nach Workations im Ausland immer mehr zunahm, benötigte idealo eine umfassende Lösung, um

• den Prozess zu streamlinen & den Überblick zu behalten, von wo alle arbeiten
• einen geeigneten, offiziellen Rahmen für die Arbeit von überall zu formulieren
• Compliance-Risiken zu vermeiden
• die erforderlichen Unterlagen (PWD; A1; CoC usw.) zentral zu sammeln
• das Mitarbeitererlebnis zu verbessern

Das Unternehmen suchte nach einem Tool, das eine transparente Kommunikation ermöglicht und die Compliance Risiken effektiv bewertet. Darüber hinaus sah sich idealo mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:
‍IT-Unterstützung für Mitarbeiter an entfernten Standorten, Probleme mit der Ausrüstung, und Pushback von abgelehnten Anfragen, insbesondere von Mitarbeitenden in der Ukraine und Russland. WorkFlex spielte eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen und der Festlegung klarer Grenzen für Workations.

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💡 Lösung

Im August 2022 ging idealo eine HR Partnerschaft mit WorkFlex ein, um eine robuste Lösung für die Verwaltung der Workations zu implementieren, die den Mitarbeitenden die Flexibilität bietet, von jedem Standort weltweit aus zu arbeiten.

idealo entschied sich für WorkFlex wegen

• der Transparenz bei der Risikobewertung und schnelle Bearbeitung
• der einfach zu bedienenden Oberfläche mit effizienten Arbeitsablauf
• dem einzigartigen No-Risk Konzept d.h. das WorkFlex Haftung übernimmt bei Compliance Problemen
• der Reisekrankenversicherung, die automatisch für jeden im Ausland tätigen Mitarbeiter ausgestellt wird
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idealo's Workation Richtlinie

idealo hat eine der fortschrittlichsten Richtlinien, die es auf dem Markt gibt, da sie die gesetzliche Grenze von bis zu 183 Tagen widerspiegelt. idealo ermöglicht Workations von jedem Land aus solange es die Sicherheit zulässt. Bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb eines europäischen Landes werden automatisch genehmigt. Dann zwischen 31 und 90 Tagen pro Jahr aus einem beliebigen Land, wenn die WorkFlex-Bewertung gelb oder grün ist. Und dann, zwischen 91 und 182 Tagen, muss die Bewertung von WorkFlex grün sein, damit die Anfrage zugelassen wird.

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile

Die Implementierung von WorkFlex hatte mehrere positive Auswirkungen für idealo:

1. Effizienz und Zeitersparnis: WorkFlex reduzierte die Verwaltungskosten und den Verwaltungsaufwand bei idealo erheblich. Durch die automatisierten Funktionen der Plattform, wie z. B. die Ausstellung von Versicherungsbescheinigungen, wurde manueller Papierkram überflüssig und der gesamte Prozess rationalisiert. Heute benötigt die Personalabteilung weniger als 3 Minuten pro Anfrage, während sie früher Stunden benötigte.

2. Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit: Die Transparenz des Risikobewertungsprozesses und die einfache Nachverfolgung des Antragsstatus über das WorkFlex-Portal verbesserten die Kommunikation und reduzierten die Notwendigkeit, dass sich Mitarbeitende nach dem Status ihrer Anträge erkundigen müssen.

3. Finanzieller Schutz: WorkFlex deckte die Haftung ab und gab sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Arbeitgeber Sicherheit, was letztlich zum Erfolg von Workations beitrug. Außerdem ist der Arbeitnehmer automatisch über die Reisekrankenversicherung von WorkFlex krankenversichert, was keiner der wenigen bestehenden Wettbewerber angeboten hat.

4. Verbesserte Work-Life-Balance: Die Workation-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer, die ihren Auslandsaufenthalt verlängern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die von Workations gebotene Flexibilität trug zu einer gesünderen Work-Life-Balance bei.

5. Attraktivität als Arbeitgeber: Workations wurde zu einem wichtigen Bestandteil der externen Marketingstrategie von idealo und stärkte den Ruf des Unternehmens als mitarbeiterfreundliche Organisation, die individuelle Lebensstile unterstützt. Die vielen positiven Rückmeldungen der Bewerber unterstrichen die Attraktivität von idealo als Arbeitgeber.

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Workations in Zahlen bei idealo

Seit August 2022 hat idealos 577 Aufträge in 64 Zielländern angefordert. 72% wurden genehmigt. In einem Jahr und 3 Monaten arbeitete idealos 11077 Arbeitstage im Ausland — das sind insgesamt über 30 Arbeitsjahre.

idealo bestätigt, dass diese Leistung aufgrund der vielfältigen, internationalen Belegschaft eine der höchsten Nutzungsraten in ihrem Benefit Portfolio aufweist. Die meisten Mitarbeitenden nutzen diesen Vorteil, um vom Heimatland ihrer Familie im Ausland aus zu arbeiten — ein Anwendungsfall, der bei einer Belegschaft aus über 60 Nationalitäten dominiert.
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Für idealo ist klar, dass WorkFlex die beste Lösung auf dem Markt ist. Die Zusammenarbeit mit WorkFlex hat das Workation-Management für idealo grundlegend verändert und zu einem optimierten, effizienten und mitarbeiterfreundlichen Prozess gemacht. Durch die Bewältigung von Herausforderungen, die Verbesserung der Transparenz und die Bereitstellung finanzieller Absicherung spielte WorkFlex eine entscheidende Rolle dabei, Workations zu einem erfolgreichen und nachhaltigen Modell für idealo zu machen.

Über Flix‍

Für Flix, eines der führenden Unternehmen im Mobilitätssektor, ist das Konzept des "ortsunabhängigen Arbeitens" mehr als nur eine Unternehmensrichtlinie; es ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensidentität. Schließlich wäre es auch sehr widersprüchlich, wenn ein Unternehmen, das mit seinen FlixBussen und FlixTrains Menschen weltweit miteinander verbindet, seine eigenen Mitarbeitenden auf einen festen Standort beschränken würde.

Das Unternehmen hat den Mentalitätswechsel in der post-pandemischen Arbeitswelt frühzeitig erkannt und das Programm "work from manywhere" eingeführt. Seit dem 1. Juli 2022 haben Flix Mitarbeitende die Möglichkeit, von fast jedem Ort der Welt aus zu arbeiten - sei es im Garten ihrer Oma oder an einem Sandstrand.

🔥 Herausforderung

Am Ende der Pandemie befragte Flix seine Mitarbeitenden, ob sie gerne von überall aus arbeiten würden. Diese erste Umfrage ergab eine sehr hohe Nachfrage. In Anbetracht der Veränderungen, die die Pandemie in unserer Arbeitsweise mit sich brachte, und der Vielfalt in ihrem Team sah Flix eine große Chance, dieses Programm einzuführen.
Dies brachte jedoch neue Herausforderungen für Flix mit sich:

- Anpassung an die sich rasch ändernden Bedürfnisse der Arbeitnehmenden: Die rasche Ausbreitung von mobiler Arbeit im Ausland während der Pandemie hat bei den Mitarbeitenden ein Verlangen nach mehr Flexibilität geweckt. Dieser Mentalitätswandel - von überall aus arbeiten zu können - führte dazu, dass Flix versuchen musste, komplexe Compliance-Anforderungen, die sich noch nicht an die neue Arbeitsumgebung angepasst haben, mit dem zunehmenden Wunsch der Mitarbeitenden, von überall aus zu arbeiten, in Einklang zu bringen. Flix wusste, dass sie eine externe Lösung brauchten, um sicherzustellen, dass sie zu 100 % rechtskonform handeln.

Ein Verbot von mobiler Arbeit lag nicht im Interesse von Flix, da die internationale Belegschaft auch das Recht auf ein internationales Homeoffice einforderte und dies sowieso- auch ohne Genehmigung - getan hätte.

- Einhaltung von sich ständig ändernder Vorschriften und Gesetze: Die  verschiedenen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Sozialversicherungsbescheide war eine große Herausforderung für Flix. Obwohl die Firma über viel internes Fachwissen verfügte, wie z. B. eine Rechtsabteilung, eine Steuerabteilung und eine Personalabteilung, war dies ein neues Thema, für das niemand bereits Fachwissen erworben hatte.

- Komplexe internationale Belegschaft: Da die Mitarbeitenden aus über 90 verschiedenen Ländern stammen, wurden die rechtlichen Feinheiten der Steuergesetze, Arbeitsvorschriften und Visabestimmungen noch komplexer. Diese Vielfalt, insbesondere in Bezug auf Nicht-EU-Staatsangehörige, machte deutlich, dass Flix einen externen Compliance-Partner benötigte.

💡 Lösung‍

WorkFlex bot die erforderliche Lösung für diese Herausforderungen:

- Individuelle Risikobewertung: Das Tool von WorkFlex entsprach genau dem, was Flix brauchte, und schaffte ein Gleichgewicht zwischen Benefit und Compliance. WorkFlex' Compliance-Logik und der automatisierte Ansatz prüfen jede Work-from-anywhere-Anfrage einzeln und stellen sicher, dass Flix die Compliance-Vorschriften einhält, egal wo ein Mitarbeiter arbeiten möchte oder in welchem Land er auf der Gehaltsliste steht. Diese sorgfältige Prüfung ist entscheidend, da Flix Mitarbeitende aus vielen Ländern beschäftigt, für die jeweils eigene Regeln gelten.

- Benutzerfreundliche Plattform: Die WorkFlex Plattform vereinfacht den Prozess für Flix. Sie konsolidiert alle Anträge auf ortsunabhängige Arbeit, bereitet die erforderlichen Dokumente vor und sorgt unter anderem dafür, dass die Mitarbeitenden auch im Ausland ausreichend versichert sind.

- Aktuelles Compliance Fachwissen: Dank des Rechtsteams von WorkFlex muss Flix nicht ständig Änderungen der Rechtsvorschriften überwachen.

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📈 Ergebnisse

Flix hat seine "Working from Manywhere " Unternehmensrichtlinie entwickelt, welche besagt, dass Flix Mitarbeitende von überall aus arbeiten können. Bis zu 60 Tage in Ländern dürfen sie dies in Ländern mit geringem und mittlerem Risiko und fünf Tage in Ländern mit hohem Risiko.

Der Erfolg der Implementierung von WorkFlex bei Flix wurde ersichtlich an:

- Modernes Employer Branding: Durch das Angebot von Homeoffice im Ausland hat Flix sein Image als zukunftsorientierter Arbeitgeber gestärkt, der den modernen Bedürfnissen seiner Mitarbeitenden gerecht wird.

- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Das positive Feedback der Mitarbeitenden war ein Beweis für den Erfolg der Initiative. Die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, sei es in der Heimatstadt oder am Strand, verbesserte die Work-Life-Balance erheblich und stärkte den Ruf von Flix als mitarbeiterorientiertes Unternehmen, das Wert auf Flexibilität legt.

- Leichtere Rekrutierung durch Wettbewerbsvorteile: Der Vorteil des ortsunabhängigen Arbeitens wurde zu einem bedeutenden Pluspunkt für potenzielle Mitarbeiter, der neue Bewerber anspricht. Insbesondere die Generation Z und internationale Talente zeigen während des Einstellungsprozesses großes Interesse an dem Arbeitsmodell.

- Verringerung des manuellen Aufwands: Dank WorkFlex können Mitarbeitende selbstständig von überall aus Workationanträge stellen. Die Personalabteilung wird nur noch für die endgültige Genehmigung benötigt, was ihren Aufwand auf weniger als 5 Minuten pro Antrag reduziert. Es wird keine Zeit benötigt, um die Einhaltung der Vorschriften selbst zu überprüfen oder ganze Rahmenwerke für Nicht-EU-Bürger zu erstellen.

- Einsparungen bei Kosten und Verwaltungsaufwand: Durch die Partnerschaft mit WorkFlex entfiel die Notwendigkeit umfangreicher Recherchen und Beratungen mit Steueranwälten, was indirekt zu erheblichen Kosteneinsparungen führte. Darüber hinaus verringerte sich durch die gestrafften Prozesse der Verwaltungsaufwand, sodass Flix seine Ressourcen für andere wichtige Projekte einsetzen konnte, anstatt sich um die sich ständig ändernden Compliance-Vorschriften für seine internationale Belegschaft kümmern zu müssen.

Zusammenfassung: Arbeiten von überall bei Flix mit WorkFlex
Insgesamt haben die Mitarbeiter von Flix seit dem Start von Work from Anywhere Unternehmensrichtlinie zeitweise aus über 80 verschiedenen Ländern rund um den Globus gearbeitet, wie die Karte zeigt. Allein in diesem Jahr arbeiteten die Flix-Mitarbeiter 1452 Tage lang aus 59 verschiedenen Ländern.

Die meisten Reisen wurden von indischen Arbeitnehmern beantragt (13,40 %), dicht gefolgt von Deutschen Staatsbürgern (8,87 %). Danach folgen brasilianische, US-amerikanische und ägyptische Beschäftigte mit den meisten Anträgen.

Die durchschnittliche Anzahl der Workationtage pro Jahr und Arbeitnehmer betrug 20-25 Tage. Damit liegt er immer noch unter dem von in der Flix' Unternehmensrichtlinie angegebenen Schwellenwert von 60 Tagen.

Die Entscheidung von Flix für dieses Modell beruht im Wesentlichen auf einem starken Mitarbeiterengagement. Das Unternehmen möchte ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und verstanden fühlen und stolz darauf sind, ein Teil des Unternehmens zu sein.

Flix glaubt fest an die Zukunft von mobilem Arbeiten im Ausland. Im Moment aber erlebt Flix immer noch einen großen Wettbewerbsvorteil, da der Benefit noch heraussticht.

Die Partnerschaft mit WorkFlex hat Flix in die Lage versetzt, diese Flexibilität auch auf Regionen wie Asien, Lateinamerika und Afrika auszudehnen und dabei die Einhaltung von Vorschriften strikt zu beachten.

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Im Juni letzten Jahres konnte IU ihren WorkFlex-Vorteil auf den Markt bringen, der IU's Mitarbeitern eine ganz neue Arbeitswelt eröffnet. Vorbei sind die endlosen, ewig vorgeplanten Reiseanfragen. Seitdem kann die nächste Workation mit nur wenigen Klicks geplant werden. Wohin waren die Workations bisher? IU hat eine Momentaufnahme der Situation gemacht: 

Workation. Was steckt dahinter?‍

Zuerst zur Erklärung. Worum geht es bei WorkFlex genau? Wie kann man sich eine solche Anwendung vorstellen? Und ist sie nicht immer mit steuerlichen Hürden verbunden?

Wenn uns die letzten Jahre eines gezeigt haben, dann ist es, dass gute Arbeit von überall aus geleistet werden kann! Von einem Tag auf den anderen wurden unsere privaten Räume in Büros umgewandelt. Mit der Erkenntnis, dass es machbar ist — und zwar sehr gut. Wenn die Küche plötzlich zum Büro wird, warum sollte es dann nicht auch das Café in Valencia sein? Oder die Ferienwohnung in Zeeland? Unser WorkFlex-Vorteil macht genau das möglich: Arbeiten, wo immer ihr wollt — bis zu sechs Monate im Jahr. Mit Ausnahme einiger Länder, die aus Sicherheitsgründen leider ausgeschlossen sind, steht die große weite Welt offen. Wir sind der festen Überzeugung, dass mobiles Arbeiten aus dem Ausland (WFA) eine sehr attraktive Leistung ist, die auch sehr gut zur aktuellen und zukünftigen Situation des mobilen Arbeitens passt.

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Fallstricke in den Bereichen Steuern, Arbeit und Sozialversicherung? Nicht bei uns!‍

Mit dem WorkFlex-Benefit bieten wir unseren Mitarbeitern flexible Optionen für Telearbeit im Ausland an. Kombiniert mit einem sehr einfachen Prozess.

Denn ohne dir Gedanken über die Einhaltung von Vorschriften (wie private Steuern, Visa usw.) oder andere Risiken machen zu müssen, kannst du deinen nächsten Arbeitseinsatz planen. Es ist so einfach wie das Einreichen einer Anfrage über die Plattform mit nur wenigen Klicks. WorkFlex holt dann die Genehmigung des/der Vorgesetzten ein und führt eine Risikobewertung der aktuellen Situation durch. Passt alles? Dann bist du bereit zu reisen. ✈️

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Zusammenfassung der IU: Über eintausend zugelassene Workations innerhalb des ersten Jahres!

Die Zahlen sprechen für sich: Ein Blick auf die im letzten Jahr beantragten Stellen zeigt, wie einfach und unkompliziert ein solcher Antrag ist: Im Zeitraum von Juni 2022 bis Juni 2023 hatten wir insgesamt nicht weniger als 1.000 bewilligte Stellen an der IU. Ob ein verlängertes Wochenende in einem der Nachbarländer oder ein Aufenthalt von mehreren Wochen oder sogar mehreren Monaten weiter weg. Aus Australien, Argentinien, Trinidad&Tobago oder Taiwan: Insgesamt wurden im vergangenen Jahr Anträge für 87 Ländern auf der ganzen Welt eingereicht und bewilligt. Die Bewilligungsrate lag hier bei über 95%.

Die Statistiken von WorkFlex zeigen auch, dass wir in Sachen Workation ein absoluter Vorreiter sind: Verschiedene namhafte Unternehmen wurden hinsichtlich ihrer jährlichen Quote an Arbeitstagen pro Person verglichen. Hier wird noch einmal deutlich: Mit 182 möglichen Arbeitstagen pro Jahr und Person liegen wir ganz oben und machen Telearbeit zu dem, was sie sein sollte: Selbstbestimmtes Arbeiten von überall.

Für IU ist dies ein klares Zeichen dafür, dass sie auf dem richtigen Weg sind und dass die Leistung gut und gerne genutzt wird. Sie freuen sich auf das kommende Jahr, seine Ziele und die damit verbundenen Geschichten ihrer Mitarbeiter.

Willst du auch einen Job, der sich deinem Leben anpasst? Dann komm an Bord der IU und checke sehr bald für deine nächste Workation ein. ☀️


Schaut euch den vollständigen Artikel und die IU hier an
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Über TIMOCOM

TIMOCOM, ein führender digitaler Marktplatz für Transportaufträge und Live-Sendungsverfolgung, hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Logistikprozesse seiner Kunden zu optimieren und ihnen Zeit- und Kosteneinsparungen zu ermöglichen. Doch TIMOCOM stand vor einer Herausforderung: die Einführung von Workations, um den wachsenden Wunsch nach Remote-Arbeit zu erfüllen und gleichzeitig die komplexen rechtlichen Anforderungen einer internationalen Belegschaft zu berücksichtigen.  

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🔥 Herausforderung

Bei der Einführung von Workations stand TIMOCOM vor einer Reihe von Herausforderungen und Hindernissen, die es zu bewältigen galt:  

- Wachsende Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland: Nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie äußerten die Mitarbeiter den Wunsch nach flexiblen Arbeitsmöglichkeiten von zu Hause aus. Diese wachsende Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland stellte TIMOCOM vor die Herausforderung, geeignete Lösungen für die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu finden.

- Vielfältige internationale Belegschaft: TIMOCOM hat eine vielfältige Belegschaft mit Mitarbeitenden aus mehr als 34 Nationen. Daraus ergaben sich komplexe rechtliche Anforderungen, darunter Steuergesetze, Sozialversicherung Vorschriften, Arbeitsgesetze sowie Aufenthalts- und Visabestimmungen. Die Bewältigung dieser rechtlichen Fragen und die Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften waren eine große Herausforderung für das Unternehmen.  

- Bedenken hinsichtlich der Compliance-Risiken: Aufgrund der unterschiedlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern war es für TIMOCOM schwierig, Workations anzubieten, ohne gegen Compliance-Richtlinien zu verstoßen. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf Arbeitsrecht, Steuern und Sozialversicherung war eine komplexe Aufgabe.  

- Operative Überlegungen: TIMOCOM musste auch operative Aspekte des Workation Management berücksichtigen. Dazu gehörte die Festlegung der Anzahl der angebotenen Tage für workations, die Unterstützung von Mitarbeitenden mit Familienangehörigen und Zweitwohnsitzen im Ausland sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs während der Abwesenheit von Mitarbeitenden.

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💡Lösung

TIMOCOM entschied sich für WorkFlex als Software für das Workation Management:  

- Employer Branding: Die Einführung von globalen Workations spielte eine maßgebliche Rolle bei der Steigerung der Arbeitgebermarke von TIMOCOM. Durch diese innovative Arbeitsform konnte das Unternehmen seine Attraktivität und seinen Ruf als moderner und fortschrittlicher Arbeitgeber stärken.  

- Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Nach einer internen Umfrage zeigte sich, dass mehr als 50% der Mitarbeiter großes Interesse an der Nutzung von Workations hatten. Die Lösung von WorkFlex erfüllte genau die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach Flexibilität und einer ausgewogenen Work-Life-Balance.  

- Fachkräftemangel: Als IT-Unternehmen war TIMOCOM kontinuierlich auf der Suche nach qualifizierten IT-Fachkräften. Die Möglichkeit von Workations positionierte das Unternehmen als äußerst attraktiven Arbeitgeber auf dem Markt, was wiederum dabei half, hochqualifizierte Talente anzuziehen.

- Compliance Support & Liability: WorkFlex provided clear assessments of compliance risks for each individual application & handled all complex compliance tasks such as the creation of A1 certificates and the provision of comprehensive travel insurance for all employees. In the event of complications, WorkFlex took care of the financial liability as well as professional support with official procedures. This gave TIMOCOM the confidence to easily send employees worldwide without having to worry about legal stumbling blocks.

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📈 Erfolgsmessung

Die Erfolgsmessung der Einführung von WorkFlex bei TIMOCOM basierte auf verschiedenen Indikatoren:  

- Verbesserung des Employer Branding: Workations spielten eine bedeutende Rolle bei der Steigerung der Arbeitgebermarke von TIMOCOM. Die Flexibilität und die Unterstützung der Work-Life-Balance durch WorkFlex trugen dazu bei, das Unternehmen als modernen und mitarbeiterorientierten Arbeitgeber zu positionieren.  

- Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Die Mitarbeiter waren begeistert von der Möglichkeit, Workations zu nutzen, um ihre Familie häufiger zu sehen und ihre Work-Life-Balance zu verbessern. Die positive Rückmeldung der Mitarbeiter bestätigte den Erfolg der Maßnahme. Die jährlichen Mitarbeiterbefragungen zeigten nach der Implementierung von WorkFlex eine deutliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit . Die flexible Arbeitsgestaltung und die Möglichkeit, Workations zu nutzen, trugen zur Bindung und Motivation der Mitarbeiter bei.    

- Erfolg bei der Rekrutierung: Als IT-Unternehmen profitierte TIMOCOM von Workations als attraktivem Angebot für potenzielle Fachkräfte. Die Möglichkeit, remote zu arbeiten und Workations zu nutzen, half dabei, qualifizierte IT-Talente schneller anzuziehen und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.  

- Zeit- und Ressourcenersparnis: Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex musste TIMOCOM keine wertvollen Ressourcen für die Recherche und Abwicklung der komplexen Prozesse aufwenden. Eine intensive Recherche sowie der Einsatz teurer (Steuer-)Anwälte war nicht mehr erforderlich. Dadurch wurden sehr viele Kosten gespart. Zudem konnten die automatisierten Prozesse und die Unterstützung durch WorkFlex den Aufwand für die Abwicklung und Verwaltung von Workations erheblich senken. Es gibt nun für jeden Antrag für mobiles Arbeiten im Ausland gibt es einen klaren Prozess. Die intuitive und benutzerfreundliche WorkFlex-Plattform ermöglichte es jedem Mitarbeiter, den Prozess mühelos zu durchlaufen und die erforderlichen Informationen bereitzustellen. Der Aufwand für das Timocom hat sich auf 10 Minuten pro Woche reduziert. Diese Effizienzsteigerung ermöglichte es TIMOCOM, sowohl Zeit als auch Ressourcen einzusparen und diese für andere wichtige Projekte zu nutzen.

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Die Einführung von WorkFlex bei TIMOCOM brachte revolutionäre Veränderungen für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes. Workations ermöglichten es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitsumgebung flexibler zu gestalten und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Durch die Unterstützung von WorkFlex bei rechtlichen und Compliance-Anforderungen konnte TIMOCOM die Anfragen für mobiles Arbeiten im Ausland für seine internationale Belegschaft problemlos verwalten und gleichzeitig Compliance-Risiken minimieren. Die positiven Auswirkungen von Workations auf die Mitarbeiterzufriedenheit, das Employer Branding und die Talentgewinnung waren deutlich spürbar. TIMOCOM konnte wertvolle Ressourcen einsparen und die Effizienz steigern, während WorkFlex Transparenz, Risikobewertung und eine benutzerfreundliche Plattform zur Verfügung stellte. Insgesamt hat die Zusammenarbeit von TIMOCOM und WorkFlex gezeigt, wie Workations die Arbeitswelt transformierenkönnen und einen echten Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeiter bieten.

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i2x ist eines der führenden deutschen KI-Unternehmen, das vom ehemaligen CEO von studyVZ, Michael Brehm, gegründet wurde. i2x hilft Vertriebsmitarbeitenden und Kundendienstmitarbeitenden, ihre Arbeit durch Live-Anleitungen und Vorschläge im Kundengespräch zu verbessern. Als agiles Unternehmen hat i2x im vergangenen Jahr daran gearbeitet, ein sicheres, stabiles und konformes flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen. Und wie? Indem sie ihrem team - dank WorkFlex's Software- ermöglichen konnten, mit vollem Rechtsschutz, im Ausland zu arbeiten.

Leistungskennzahlen (KPIs)

• Gewinnt neues Talent auf dem wettbewerbsorientierten Markt
• Unternehmensweite Workation-Strategie ermöglicht durch WorkFlex
• Arbeit im Ausland ist für 100 % der Mitarbeitenden möglich
• Jeder Mitarbeitende kann sicher im Ausland arbeiten:
• 90 Tage innerhalb der EU
• 30 Tage außerhalb der EU

Herausforderungen

Beim Betrachten der Workation-Unternehmensrichtlinie, kann man mit Sicherheit sagen, dass i2x in Bezug auf flexible Arbeitsbedingungen eine Vorreiterrolle spielt. Während das Unternehmen feststellte, dass das Arbeiten außerhalb des Büros obligatorisch war/ist, begann das Team mit 19 verschiedenen Nationalitäten - von Kolumbien bis China - sich noch mehr Freiheit bei der Wahl des Arbeitsortes zu wünschen: Sie sollten dort bleiben können, wo ihre Familien sind, und nicht ihren gesamten Urlaub auf einmal nehmen müssen. Nachdem das Unternehmen den Bedarf und die Möglichkeit, temporär im Ausland zu arbeiten, erkannt hatte, beschloss es, aus der Grauzone Workation herauszutreten und eine sichere Unternehmensrichtlinie bzeüglich mobieln Arbeitens im Ausland zu erstellen.

Lösung

Das i2x-Team und Narmatha Ravinthiran, die Leiterin des Bereichs Personal und Organisation, haben es vorgemacht und mit WorkFlex eine Lösung eingeführt, die in drei einfachen Schritten mobile Arbeit im Ausland ermöglicht.

Wie? Bei der Unterzeichnung ihres Arbeitsvertrags unterzeichnen neue Mitarbeitende auch eine Änderungsvereinbarung, die den Rahmen für ihre Workation Möglichkeiten absteckt: Wie und wann soll ein VPN genutzt werden? Welche Art von Passwort sollte verwendet werden? Wie kann man die GDPR vollständig einhalten?

Alle Aspekte in Bezug auf die Sozialgesetzgebung, die für i2x, und deren Kunden, wichtig sind. Vom ersten Tag an wird sichergestellt, dass das Team, innerhalb und außerhalb Europas arbeiten kann. i2x konnte eine neue Strategie für mobiles Arbeiten im Unternehmen ermöglichen, ohne die zeitintensiven Einzelanfragen zu bearbeiten. In diesem Prozess, kümmert sich WorkFlex um alle Compliance-Aspekte der Workation-Anfragen von i2x.

Vorteile der Einführung von WorkFlex

Für Unternehmen

• Attraktiver Nutzen für die psychische Gesundheit: Neben anderen Vorteilen für die psychische Gesundheit, wie Meditation oder Sport-Apps, unterstützten Workations das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden in hohem Maße;
• Ein enormer Benefit bei Stellenanzeigen;
• Eine Unternehmensrichtlinie bezüglich mobilen Arbeitens im Ausland  mit klaren Regeln und Rahmenbedingungen: keine Kopfschmerzen mehr wegen Einzelfallprüfungen.

Für Arbeitnehmer:innen

• Die Freiheit, von überall aus rechtskonform und abgesichert zu arbeiten
• Man muss nicht alle Urlaubstage aufbrauchen, um die Familie im Ausland zu besuchen oder von einem Traumziel aus zu arbeiten: Man kann dies tun, während man weiterhin aus der Ferne arbeitet
• Ein Beweis dafür, dass euer Unternehmen euch tatsächlich vertraut
• Zusätzliche Motivation und Engagement

"Einer der größten Vorteile, den ich als Personalleiter durch WorkFlex habe, ist, dass ich nicht mehr eine 270-seitige Vereinbarung über den Brexit durchlesen muss, um zu sagen, ob die Person in London arbeiten kann oder nicht. Die Nutzung von WorkFlex ist eine große Erleichterung für meine Aufgaben: Die Rahmenbedingungen für die Arbeitsplätze sind vollständig und rechtskonform dargelegt. Wir müssen uns nur noch an den Rahmen halten, keine Einzelfallanfragen mehr analysieren, die mich viel Zeit kosteten. Die Personalabteilung hat in dieser Hinsicht keine Probleme mehr, und es ist schön, die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden zu sehen!"

Narmatha Ravinthiran, Head of People and Organization bei i2x

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Enpal ist eine B2C-Unternehmensgruppe für die Installation von Solarmodulen mit Hauptsitz in Berlin, die mit zahlreichen Herausforderungen im Personalwesen konfrontiert ist. Daher sind sie sehr daran interessiert, Lösungen zu finden, die ihre Arbeitslast und ihre Prozesse erleichtern und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die Vorschriften vollständig einhalten. Kurz gesagt: Sie brauchen Einfachheit, wo immer sie sie bekommen können!

Kontext

Mobiles Arbeiten im Ausland Arbeit ist eine komplexe rechtliche Angelegenheit. Sicher, aus der Sicht des Arbeitnehmers scheint es einfach zu sein, vom Ausland aus zu arbeiten: ein Computer und das Internet reichen aus, um die Arbeit zu erledigen! Die andere (HR-)Seite ist jedoch komplexer und erfordert eine Menge juristischen Hintergrund, um die neue Art des Arbeitens zu ermöglichen. Unternehmen auf der ganzen Welt stehen vor einem Eisberg, wenn es um dieses Thema geht, und so auch Enpal. Vor allem wollte die Gruppe bei den von ihr angebotenen Benefits für Mitarbeitende wettbewerbsfähig bleiben, aber auch nicht übertreibe und später von unangenehmen steuerlichen Herausforderungen überrascht werden.

Herausforderung

Angesichts der Pandemie haben die Arbeitnehmer ihr Bedürfnis geäußert, für längere Zeit von ihrem Heimatland aus zu arbeiten oder generell die Möglichkeit zu haben, aus dem Ausland zu arbeiten. In der Tat, ein modernes Problem für eine moderne Unternehmensrichtlinie. Nach der Einführung der Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland und der Möglichkeit, einige Zeit im Ausland zu arbeiten, insbesondere vor Weihnachten, erhielt Enpal immer mehr Anfragen von seinen Mitarbeitenden. Da die Personalabteilung über keinerlei rechtliche Kenntnisse in dieser Angelegenheit verfügte, musste sie sich mit Anwälten für Steuer- und Arbeitsrecht in Verbindung setzen: Sie brauchten das rechtlichen Wissen sowie Kenntnisse über mögliche Compliance-Risiken, um die erforderliche Flexibilität bieten zu können.

Prozess

Um ein allgemeines Verständnis für die Möglichkeiten für mobiles Arbeiten aus dem Ausland zu erhalten, hat Enpal Anwälte für Arbeitsrecht konsultiert. Die Mitarbeitenden mussten einen Antrag über ein PDF-Formular einreichen, welches dann manuell geprüft wurde: ein ziemlich komplexer und sehr zeitaufwändiger Prozess. Enpal hat nun die Basis, um eine starke Unternehmensrichtlinie zu erstellen, und die Mitarbeitenden können ohne Probleme und viel Aufwand einen Antrag für mobiles Arbeit im Ausland stellen. Eine automatische Risikobewertung und die Beantragung von Sozialversicherung Bescheinigungen sorgen dafür, dass die Risiken für die Einhaltung der Vorschriften begrenzt sind. Der Prozess ist effizient, transparent und für alle Beteiligten im Unternehmen einfach zu handhaben.

Vorteile

• Zeitersparnis
• Kosteneffizient im Vergleich zu den Kosten für Leistungen von Steueranwälten
• Starke Leistungen für Arbeitnehmer
• Los geht's! Der Grundstein für eine unternehmensweite Richtlinie für Arbeiten aus dem Ausland wird gelegt

"Vor der Pandemie haben wir gar nicht über die Möglichkeit, flexibel aus dem Ausland zu arbeiten, nachgedacht. Es war eine ziemliche Herausforderung, all die plötzlich eingehenden Anträge für das Arbeiten im Ausland zu bearbeiten. Mit WorkFlex können wir unseren Mitarbeitenden nun die Möglichkeit bieten, über eine einfach zu bedienende Software einen Antrag für eine Workation zu stellen. Jetzt kann ich getrost sagen, dass wir ein gut aufgestelltes Unternehmen sind, wenn es um Arbeit im Ausland geht.

Sophie Kostka, ehemals Head of HR Operations & Culture bei Enpal

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Wie ermöglichen IU und Enpal ihren Mitarbeitern, rechtskonform im Ausland zu arbeiten?

Erfahrt mehr über die Auswirkungen von Workations auf das Employer Branding und die Unternehmenskultur sowie darüber, wie WorkFlex diese Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitsplätzen unterstützt.

Scout24 ist eines der führenden Digitalunternehmen in Deutschland und die Heimat von ImmoScout24. Mit 20 Millionen Nutzern pro Monat bringt ImmoScout24 erfolgreich Hausbesitzer, Makler, Mieter und Käufer zusammen.

Wie hat das Unternehmen nun die veränderte Arbeitsweise seiner Mitarbeitenden aufgenommen?

• 850 Mitarbeitende weltweit
• 50 Nationalitäten
• Wichtigste Märkte: Deutschland und Österreich

Die Herausforderung

Wie für Millionen von Unternehmen auf der ganzen Welt war auch für Scout24 das mobile Arbeiten im Ausland eine wichtige Überlegung, als die Pandemie ausbrach. Zwei Jahre später ist Scout24 bestrebt, flexible Regelungen zu formalisieren, ohne Gefahr zu laufen, gegen internationale Steuer- oder Arbeitsvorschriften zu verstoßen. Aus diesem Grund wurde die Möglichkeit geschaffen, mobil im Ausland zu arbeiten. Dabei war es wichtig, sehr klare Regelungen zu schaffen, die die Gesamtstrategie unterstützen.

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Die Lösung

Flexibles oder zumindest hybrides Arbeiten war nun in aller Munde und die Unternehmen mussten sich darauf einstellen. So auch bei Scout24. Sie legten Wert darauf, ihren Mitarbeitenden einen Zusatznutzen zu bieten, der es ihnen ermöglichte, flexibel aus dem Ausland zu arbeiten. es war klar, dass dies auf klaren Prozessen und Regelungen beruhen musste.

Wenn ein Arbeitnehmer mehr als 183 Tage im Ausland arbeitet, müssen unter normalen Umständen Steuern in diesem Land gezahlt werden, was jedoch von vielen Ländern während der Pandemie gelockert wurde. Konsultationsvereinbarungen für Grenzgänger, die während der Pandemie stattfanden, wurden vorübergehend eingeschränkt.

Scout24 hat sich mit WorkFlex in Verbindung gesetzt, weil sie sich des Potenzials bewusst waren, "Arbeiten von überall" zu ermöglichen. Durch WorkFlex können Genehmigungen, Risikobewertungen, die Ausstellung von A1-Bescheinigungen etc. automatisch erstellt werden. Jetzt können die Mitarbeitenden von Scout 24 bis zu drei Monate pro Jahr innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und bis zu einem Monat außerhalb dieses Raums im Ausland arbeiten.  

1. Positives Feedback von Seiten der Mitarbeitenden: Die Zahl der Anträge für mobiles Arbeiten im Ausland nimmt zu, und das offizielle Antragsverfahren schafft für alle Beteiligten volle Klarheit.
2. Steuer- und Compliance-freundlich: Die Rechts- und Steuerteams können sich auf eine umfassende Dokumentationsverfolgung verlassen. Die Teams können auch leicht auf die Risikobewertungen zugreifen, was das Tool zu einem großartigen Entscheidungshilfe macht.
3. Zeitersparnis dank einer automatischen Risikobewertung.
4. Professionalität und Automatisierung: Anfragen werden vereinfacht.

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"Bei Scout24 haben wir uns schon früh entschieden, die neue Arbeitswelt durch flexibles Arbeiten zu nutzen und die Work-Life-Balance unserer Mitarbeitenden zu stärken. Mit WorkFlex haben wir das richtige Werkzeug, um unsere Strategie zu unterstützen. Die Beantragung von Auslandseinsätzen ist automatisiert und gehört nun zu unserer Arbeitsweise. Wir haben die Einhaltung von Steuern und Gesetzen verbessert. Dank des erstklassigen Services können wir schneller auf die Wünsche unserer Mitarbeitenden eingehen, so dass sie schneller aktiv mit der Planung und Gestaltung von Auslandsaufenthalten beginnen können, ohne lange darüber nachdenken zu müssen."

Krzysztof Lysik - Head of Tax bei Scout24