Globale Mobilität Compliance
Reisen Sie sicher und gesetzeskonform nach Deutschland
Sie planen, einen Mitarbeiter nach Hamburg zu schicken oder eine Geschäftsreise nach Berlin oder Frankfurt zu unternehmen? Hier finden Sie wichtige Informationen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen, auf Reisen in Deutschland sicher und gesetzeskonform zu arbeiten, einschließlich Arbeitsbedingungen, Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften, Steuerabkommen, Sozialversicherung und mehr.
Compliance-Leitfaden für Deutschland herunterladen
Als Arbeitgeber gibt es vieles zu beachten, bevor Sie einen Mitarbeiter ins Ausland senden. Ein praktisches PDF zum kostenlosen Download.
What you can expect
Hauptstadt
Berlin
Telefonvorwahl
+49
Amtssprache
Deutsch
Währung
Euro
Zeitzone
CET (UTC+1)
Visum
Um legal in einem anderen Land arbeiten zu können, benötigen Mitarbeiter in der Regel einen gültigen Arbeitstitel. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Folgen einer Einreise ohne die entsprechenden Unterlagen sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber erheblich sein können.
Für diejenigen, die einen Auftrag, eine Geschäftsreise oder eine Arbeitsreise nach Deutschland planen, finden Sie hier einen kurzen Überblick:
UNVERZICHTBARES WISSEN für Einsätze in Deutschland:
- Verfügbarkeit von Botschaftsterminen: Termine an deutschen Botschaften weltweit sind knapp. Initiieren Sie das Visaverfahren mindestens 3 bis 4 Monate vor dem geplanten Beginn der Entsendung.
- Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit: Für die meisten ICT-Kartenanträge ist eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich; dies muss bei der Planung berücksichtigt werden.
- Registrierung der Adresse: Alle Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Deutschland müssen ihre Adresse innerhalb von 14 Tagen nach dem Einzug beim örtlichen Einwohnermeldeamt anmelden. Dies ist eine gesetzliche Anforderung und Voraussetzung für die Eröffnung eines Bankkontos und die Erlangung einer Steueridentifikationsnummer.
- ICT-Karte nicht erweiterbar: Die German ICT Card kann innerhalb Deutschlands nicht verlängert werden; die Beauftragten müssen das Land verlassen und erneut einen längeren Einsatz beantragen.
- Gehalt und Arbeitsbedingungen: Abtretungsempfänger haben Anspruch auf dieselben Mindestarbeitsbedingungen wie gleichwertige deutsche Arbeitnehmer, einschließlich gesetzlicher Mindestlohn- und Arbeitszeitbeschränkungen.
Kurzfristiger Einsatz: (Effektives Sponsoring durch Arbeitgeber) erforderlich)
- Schengen-C-Visum: Deckt Aufenthalte von bis zu 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen ab; visumfreie Einreise ist für Staatsangehörige aus über 62 Ländern möglich.
- Erlaubte Aktivitäten: Besprechungen, Konferenzen und Schulungen sind in der Regel zulässig, produktive Arbeiten oder Projektabwicklung erfordern eine separate Arbeitsgenehmigung.
Langfristiger Einsatz: (Sponsoring durch den Arbeitgeber effektiv erforderlich)
Typische Verarbeitungszeit: 4—6 Wochen (Botschaftstermin: 2—3 Monate Vorlaufzeit)
- ICT-Karte (innerbetrieblicher Transfer): Ausgestellt gemäß § 19 des deutschen Aufenthaltsgesetzes (Aufenthaltsgesetz), im Einklang mit der EU-IKT-Richtlinie; für Manager und Spezialisten, die innerhalb eines multinationalen Konzerns für bis zu 3 Jahre versetzt werden.
- EU-Mobilitätsvorteil: Inhaber einer ICT-Karte, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellt wurde, können ohne eine separate deutsche ICT-Karte bis zu 90 Tage in einem Zeitraum von 180 Tagen in Deutschland arbeiten.
Geschäftsreisen:
- E-Visum: Wird ab 2025 für ausgewählte Nationalitäten verfügbar sein.
- Visafreie Einreise: Verfügbar für viele Nationalitäten, einschließlich der EU- und Mercosur-Länder.
- Geschäftsvisum: Erforderlich für Aktivitäten, die nicht unter die visumfreie Einreise fallen.
- Visum bei der Ankunft: Nicht verfügbar für Geschäftsreisende.
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Reisen von überall aus:
- Visafreier Eintritt: Verfügbar für viele Nationalitäten, einschließlich der EU-Länder und der Mercosur-Mitglieder.
- E-Visum: Ab 2025, verfügbar für ausgewählte Länder wie die USA, Kanada und Australien, gültig für 10 Jahre.
- Standardvisum: Erforderlich für Nationalitäten, die nicht für ein E-Visum oder eine visumfreie Einreise in Frage kommen und bei den brasilianischen Konsulaten beantragt werden.
- Visum bei der Ankunft: Nicht verfügbar — alle erforderlichen Visa müssen vor Reiseantritt eingeholt werden.
- Digitales Nomadenvisum: Brasilien bietet ein digitales Nomadenvisum (VITEM XIV) an, das 2022 eingeführt wurde und es Telearbeitern ermöglicht, bis zu zwei Jahre legal im Land zu bleiben und zu arbeiten (anfänglich ein Jahr mit möglicher Verlängerung).
Diese spiegeln die typischsten kurz- und langfristigen Einsatzwege wider. Der geeignete Weg wird jedoch von Fall zu Fall unterschiedlich sein, unter anderem abhängig von Faktoren wie Nationalität, auszuführender Arbeit, Einsatzdauer und individuellen Präferenzen.
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Arbeitszeiten
Die meisten Arbeitnehmer in Deutschland arbeiten von Montag bis Freitag, wobei die Standardarbeitswoche 40 Stunden beträgt. Der typische Arbeitstag beginnt in der Regel um 9:00 Uhr und endet um 17:00 Uhr, oft beinhaltet er eine Mittagspause von 30 Minuten bis 1 Stunde.
Um während Ihrer Auslandsreise die Vorschriften einzuhalten, sollten Sie die folgenden Vorschläge beachten:
- Vermeiden Sie Überstunden: Die Vorschriften für Überstunden können sich erheblich unterscheiden und können im Vergleich zu denen in Ihrem Heimatland viel strenger sein.
- Arbeiten Sie nicht außerhalb der regulären Arbeitszeiten: Die Regeln für das Arbeiten außerhalb der regulären Arbeitszeiten können variieren und möglicherweise strenger sein als in Ihrem Heimatland.
- Arbeite nicht am Wochenende: Wenn die Wochenendtage von denen in Ihrem Heimatland abweichen, vermeiden Sie es bitte, sowohl an Ihren regulären Wochenendtagen als auch an den lokalen Wochenendtagen zu arbeiten.
Feiertage
Informieren Sie sich über bestimmte Feiertagstermine für dieses Jahr hier.
- 1. Januar: Neujahrstag
- Karfreitag: Datum variiert
- Ostermontag: Datum variiert
- 1. Mai: Tag der Arbeit/Maifeiertag
- Christi Himmelfahrt: Datum variiert
- Pfingstmontag: Datum variiert
- 3. Oktober: Tag der deutschen Einheit
- 25. Dezember: Weihnachtstag
- 26. Dezember: Zweiter Weihnachtstag
Nur nationale Feiertage sind in der Liste enthalten. Abhängig von der Region, die Sie besuchen, kann es zusätzliche regionsspezifische Feiertage geben. Erkunden Sie die Liste hier um mehr über sie zu erfahren.
Um die Arbeitsgesetze einzuhalten, verzichten Sie bitte während Ihrer Reise auf die Arbeit an nationalen oder regionalen Feiertagen. Diese Tage sind für die Einheimischen von großer Bedeutung und bieten eine großartige Gelegenheit für Sie, sich einzufügen und mit der Gemeinschaft zu feiern.
Einhaltung der Vorschriften der sozialen Sicherheit
Bei Fernarbeit im Ausland können Mitarbeitende dem Sozialversicherungssystem des Ziellandes unterliegen, was bedeutet, dass als Arbeitgeber entsprechende Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind. Deutschland hat zahlreiche bilaterale Sozialversicherungsabkommen mit verschiedenen Ländern geschlossen, um doppelte Beitragspflichten oder Versicherungslücken zu verhindern.
Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende diese Abkommen einhalten, muss eine gültige A1-Bescheinigung (Certificate of Coverage) vorliegen, die von den zuständigen lokalen Behörden ausgestellt wird. Für WorkFlex-Nutzende wird die A1-Bescheinigung nach Einreichung einer Reiseanfrage automatisch ausgestellt. Mehr zur effizienten Minimierung von Sozialversicherungsrisiken gibt es hier.
Einhaltung der Steuervorschriften
Deutschland hat mit zahlreichen Ländern bilaterale Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) unterzeichnet, die festlegen, wie Doppelbesteuerung vermieden wird. Eine vollständige Übersicht ist beim Bundesministerium der Finanzen verfügbar, abrufbar hier. Diese Abkommen folgen generell internationalen Standards und enthalten Regelungen für verschiedene Einkommensarten, einschließlich Arbeitseinkommen.
Trotz der Existenz zahlreicher Steuerabkommen bleibt das Thema Betriebsstätte ein wesentliches Compliance-Risiko für Arbeitgeber, deren Mitarbeitende vorübergehend in Deutschland tätig sind – sei es im Rahmen einer Workation oder einer Dienstreise. Wird ein:e reisende:r Mitarbeitende:r als Betriebsstätte im Zielland eingestuft, kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, das Unternehmen lokal zu registrieren, Gewinne der lokalen Niederlassung zuzuordnen und Körperschaftsteuer zu entrichten, was zu erheblichem administrativem Aufwand führt.
Um dieses Szenario zu vermeiden, finden Sie hier einige wichtige Strategien:
Wenn Ihre Mitarbeiter für einen Bearbeitung, sollten sie während der Reise davon absehen, Kaufverträge auszuhandeln oder zu unterzeichnen. Darüber hinaus sollten sie es vermeiden, Kunden oder andere Büros zu besuchen, auch nicht das örtliche Büro des Arbeitgebers im Zielland. Die Einhaltung dieser Richtlinien trägt dazu bei, das wichtige Compliance-Risiko für den Arbeitgeber im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte zu mindern.
Wenn Ihre Mitarbeiter reisen für Geschäft, es kann unmöglich sein, von den oben genannten Aktivitäten abzusehen. In diesem Fall informieren Sie bitte unbedingt Ihre (Steuer-) Compliance-Abteilung über diese Angelegenheit. Wenn Sie und Ihr Unternehmen WorkFlex-Benutzer sind, wird dieses Thema auf der WorkFlex-Plattform behandelt.
Vorrangige lokale Beschäftigungsbestimmungen
Mitarbeitende, die nach Deutschland reisen, müssen bestimmte grundlegende lokale Beschäftigungsvorschriften einhalten, die als zwingendes Recht gelten können – wie z. B. Mindestlohnstandards. Aktuelle Informationen zum Mindestlohn in Deutschland sind hier abrufbar.
Reisekrankenversicherung
Wenn Sie geschäftlich nach Brasilien reisen — ob für eine kurze Geschäftsreise oder eine längere Arbeit —, ist ein umfassender Krankenversicherungsschutz unerlässlich, um den Zugang zu medizinischer Versorgung zu gewährleisten.
Bei Geschäftsreisen schließt der Arbeitgeber in der Regel die Reisekrankenversicherung des Arbeitnehmers ab. Bei Arbeitnehmern können diese Verantwortlichkeiten jedoch weniger klar sein. WorkFlex kümmert sich um die Reisekrankenversicherung für Reisen weltweit um sicherzustellen, dass Unfälle während der Arbeit im Ausland weder für den Arbeitnehmer noch für den Arbeitgeber kostspielige Folgen haben.
Für Reisende, die WorkFlex verwenden
Wenn Sie mit WorkFlex reisen, ist eine umfassende Krankenversicherung automatisch enthalten, wenn Ihr Arbeitgeber diese Funktion aktiviert hat. Weitere Informationen finden Sie in Ihrer Reiseanfrage auf der WorkFlex-Plattform.
Für andere Reisende
Stellen Sie sicher, dass Sie eine weltweite Reisekrankenversicherung abgeschlossen haben, egal ob für eine Arbeits- oder Geschäftsreise, damit Sie im Notfall eine angemessene medizinische Behandlung erhalten können.
Dringende Sicherheitsinformationen
Für Reisende, die WorkFlex verwenden:
Bitte beachten Sie die Risikobewertung Ihrer Reise unter der Dimension „Gesundheit und Sicherheit“, um alle dringenden Sicherheitsinformationen zu überprüfen, die für Ihre Reise relevant sind.
Für andere Reisende:
Bitte besuchen Sie die Websites der offiziellen Behörden, um sich über aktuelle Bedrohungen oder dringende Sicherheitshinweise zu informieren hier.
ANWENDUNGSFÄLLE
Welche Einsätze können mit der WorkFlex Lösung abgedeckt werden?
Von Europa bis Asien, von Amerika bis Afrika – WorkFlex Assignment bewältigt die Compliance Komplexität für jede Länderkombination weltweit und deckt alle internationalen Arbeitsszenarien ab
Langfristige strategische Einsätze von ein bis drei Jahren zur Gründung neuer Gesellschaften, Besetzung zentraler Managementpositionen oder zum Transfer von Schlüsselkompetenzen in internationale Märkte
Strukturierte Programme, in denen Mitarbeitende vorübergehend bei Partnerorganisationen, Tochtergesellschaften oder in anderen Abteilungen tätig sind, um Wissen auszutauschen, Kompetenzen weiterzuentwickeln und interkulturelle Fähigkeiten aufzubauen.
Koordinierter Einsatz spezialisierter Teams zur Umsetzung internationaler Projekte, etwa Systemimplementierungen, Markteinführungen oder technischer Installationen. Erfolgt häufig im Team und erfordert eine sorgfältige Abstimmung mehrerer Compliance Anforderungen gleichzeitig
Lösung
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- Reduzieren Sie die kostspielige Abhängigkeit von Beratern
- Verschaffen Sie sich vollständige Transparenz über alle Aufgaben
Je nach Region, die Sie besuchen, kann es zusätzliche regionsspezifische Feiertage geben. Weitere Informationen zu diesen Feiertagen finden Sie unter hier.
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Funktionen
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Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu länderspezifischer Compliance, Pre-Assessment-Aufgaben und Ankunftsprozessen - passend zum Assignment-Typ
Chat zur Entsendungsplanung
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Reisekalender und Compliance Tracking
Überwachung von Geschäftsreisen, Workations und Abwesenheiten zur steuerlichen Dokumentation und Steuerung von Betriebsstättenrisiken
Anbieterplattform
Verwaltung geprüfter Partner für Arbeitserlaubnis, Steuern, Relocation und Versicherungen - mit durchgehendem Zugriff auf alle relevanten Informationen.
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Echtzeit-Risikowarnungen und -Überwachung
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24/7 SOS-Support
Mehrsprachiger Support verbindet Sie sofort mit Ärzten und Notfallkoordinatoren
Reisekrankenversicherung
Weltweiter Krankenversicherungsschutz der ALH Gruppe Hallesche bei jeder genehmigten Reise inklusive
Rückführungsmanagement
Erhalten Sie Schritt-für-Schritt-Checklisten zur Rückführung, die Steuerpflichten, Einreisebestimmungen, Sozialversicherungsübergänge, Gehaltsabrechnungsänderungen und die Wohnsitzanmeldung abdecken – und vieles mehr
Anbieter- und Zeitplankoordination
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Jede Reise, Genehmigung, jedes Dokument und jeder Zeitstempel wird automatisch erfasst
250.000 € Haftungsdeckung
Wir haften für Sozialversicherungs-, Körperschafts- und Lohnsteuer, wenn Risiken entstehen
Entwickelt nach ISO-31030-Standards
Risikobewertung, Bedrohungserkennung, Präventionsstrategien, Echtzeitüberwachung und Prüfprotokolle
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- 16+ Jahre Erfahrung in Global Mobility Compliance
- Ehemaliger Tax Director bei PwC
- Zertifizierte Rechtsanwältin (Volljuristin)
- 25+ Jahre Erfahrung in Global Mobility Compliance
- Dozentin bei der People Mobility Academy
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- 12+ Jahre juristische Erfahrung
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- Chapter Lead at the The Forum for Expatriate Management (Germany, Switzerland)
- 8+ Jahre Erfahrung in Global Mobility Compliance
- Expertise in internationaler Assignment-Compliance
- Expertise in internationaler Assignment-Compliance
- 2+ Jahre Erfahrung in Global Mobility Compliance
- Zertifizierter spanischer Steuerrechtsanwalt
- 6+ Jahre juristische Erfahrung
- 14+ Jahre Erfahrung in Travel Risk und Krisenreaktion
- Ex-Militär
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- Über 6 Jahre spezialisierte Ausbildung in Notfallmedizin
- Master of Science in Medizin
- 16+ Jahre Erfahrung in Global Security und Krisenmanagement
- Ex-Militär
